sumario
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Español, en concreto su artculo 58; el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original; y el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Admininistrativos, constituyendo la normativa que establece el procedimiento para la conservación y eliminación de determinados documentos.
El Grupo de Trabajo de Valoración de Series y Funciones Comunes de la Administración General del Estado, created en el seno de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en reunin plenaria del 16 de octubre de 2012, present a dictamen de dicha Comisin varios estudios de identificación y valoración de series documentales, generadas por los diferentes Departamentos Ministeriales.
En su reunión plenaria de 14 de diciembre de 2022, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos dictó favorablemente la eliminación parcial y/o total de las series: Registro de entrada y salida de documentos (1889 – […]); Actas y expedientes de sesiones de órganos colegiados administrativos (1834 – […]); Expedientes de inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones: Informes sobre inscripción de asociaciones (1965 – […]); y Quejas y sugerencias (1996 – […]). Mediante esta resolución, el Ministerio de Política Territorial se adhiere a la decisión adoptada acerca de la eliminación de estos estudios.
La eliminación total o parcial de aquellas fracciones de serie que cumplan los requisitos para ello (vase el anexo), deberá ser autorizada de modo específico por la Autoridad administrativa competente, en este caso, la Subsecretaría del Departamento, a tenor de lo dispuesto en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
De conformidad con lo anterior y en el ejercicio de las competencias que me están conferidas, resuelvo:
Primero. Aprobar la eliminación de los documentos que forman parte de la serie documental común que se detalla en el anexo y que se custodia en los archivos del Ministerio de Política Territorial, como en los de los organismos públicos dependientes del Departamento.
Segundo. La eliminación está sujeta a los plazos, pruebas y dems formalidades anticipadas en las propuestas dictaminadas favormente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administratif en su reunión plenaria del 14 de diciembre de 2022. Los plazos y pruebas se encontrarons en el anexo que acompaña a esta resuelto.
Tercero. El proceso de destrucción se har periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series selladas en el anexo, quedando autorizados mediante esta resolución las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos obligatorios de conservación.
Cuarto. La autorización para la eliminación de las series documentales objeto de esta resolución, no se har efectiva hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el Boletín Oficial del Estado, y siempre que en ese plazo no haya constancia de la interposición de un recurso de cualquier naturaleza contra el mal. En el caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de los documentos correspondientes hasta que la resolución que, en su caso, inadmita o desetime el recurso adquiera firmza.
Quinto. Una vez producida la eficacia de la autorización, el proceso de destrucción podrá llevarse a cabo, previa comunicación a la Subdirección General de Recursos, Publicaciones y Documentación del Ministerio de Política Territorial, garantizando la confidencialidad de la información contenida en la documentación y utilizando el método más adecuado que fuera imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de dicha información contenida en ellos.
Sexta. De su destrucción debe levantarse obligatoriamente un acta por cada unidad administrativa, en la que deben constar la fecha o fechas de la destrucción, el volumen de documentación destruida (con indicación de los metros lineales) y el sistema empleado para la misma. El acta debe ir acompañada de una relación de documentación eliminada y muestras conservadas y, en su caso, de una certificación emitida por la empresa contratada. De todo ello deber remitirse copia autntica a la Subdirección General de Recursos, Publicaciones y Documentación.
Tanto el original del acta como las relaciones de documentación eliminada y las muestras conservadas y, en su caso, las certificaciones, deben permanecer en el expediente de eliminación instruido por cada centro gestor afectado por esta resolución como garantía jurídica frente a terceros.
No podrán ser eliminados aquellos expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso administrativo o económico-administrativo y que todava estén pendientes de resolución o sentencia firme por parte de la autoridad o tribunal encargado de instruir la causa o hayan sido solicitados por cualquier motivo por algún órgano jurisdiccional.
Esptimo. Las muestras, una vez cumplidas los plazos de transferencia, sern remitidas a los archivos centrale del Departamento, y en su caso, a los Archivos Histricos Provinciales, relacionados en una relacin de entrega.
Octava. Ordenar la publicación de esta Resolución en el Boletín Oficial del Estado.
Noveno. Contra la presente resolución cabe interponer recurso administrativo de alzada ante la persona titular del Ministerio de Política Territorial, en el plazo de un mes a contar desde el da siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, de acuerdo con los artículos 121 y 122 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
ANEXO
N. de Dictamen CSCDA y Cdigo
de propuesta
Ttulo (aos extremos) / Productor
tipo
de selección
Dictado
115/2022
CSWG/10/2022-1
Registro de entrada y salida de documentos (1889 – […]) //
Secretaría de Estado de Función Pública (RD 682/2021, de 3 de agosto) – DG de Gobernanza Pública – SG de Gobernanza en materia de Registros Unidades de Registro / Oficinas de Asistencia en materia de Registro – Secretaras de apoyo (centros directivos y superiores Subdivisiones Generales, gabinetes, etc.).
EP
Favorable a la eliminación parcial.
Conservación permanente:
– Cualquier documentación anterior a 1940.
– Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE).
– Asientos registrales del Registro General de Entrada y Salida de cada departamento y organismo (cualquier presentación física).
Eliminación total a los 5 meses:
– Asientos registrales de los Registros internos, para control administrativo interno de las diferentes Unidades.
– Justificantes / recibos de presentación / salida o transmisión, y reparto a la Unidad destinataria, como notificaciones a los interesados.
Eliminación total a los 2 años desde la entrada en vigor del Reglamento 203/2021:
– Documentos en soporte no electrnico que se encuentran en las oficinas de asistencia en materia de registros, as como copias en papel presentadas por el interesado, de los que se haya obtenido una copia electrnica autntica.
Eliminación total después de 6 meses:
– Las copias (electrónicas o en papel) de documentos dirigidos a otras Unidades que puedan acumularse en las Unidades de registro como consecuencia de la práctica de la Ventanilla nica.
– Documentos presentados por el interesado en soporte papel y/o en soporte electrónico que por cualquier circunstancia no le pueden ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados.
– Las copias electrónicas (auténticas o no) acumuladas durante la transmisión en las distintas aplicaciones auxiliares (GEISER, Portafirmas, etc.) una vez que los originales han sido enviados a las Unidades de transmisión.
– Las colecciones de copias (electrónicas o impresas /fotocopiadas en papel) formadas por las Secretarias de las Unidades de transmisión.
Acceso: Parcialmente restringido.
Este dictamen deja sin efecto a los siguientes dictamenes anteriores de la CSCDA:
– 19/2013
– 25/2013
– 14/2011
– 43/2006
116/2022
CSWG/10/2022-2
Actas y expedientes de sesiones de órganos colegiados administrativos (1834 – […]) // rganos colegiados administrativos (Documentacin comn a toda la AGE).EP
Favorable a la eliminación parcial.
Conservación permanente de la documentación custodiada por la Secretaría (si sta se conserva) o, si no se conserva / localiza, de la conservada (por este orden) en la Presidencia / en el resto de Unidades AGE con representación en el órgano.
Elimination total in 5 August in the restaurant of Unidades (Presidency / Vocala) a los 5 August de la sesin, previa comprobacin de la correcta conservacin del perodo a eliminar in la Secretara del rgano colegiado or in el Archivo Central, Intermedio o Histrico correspondiente.
Acceso: Gratis.
117/2022
CSWG/10/2022-3
Expedientes de inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones: Informes sobre inscripción de asociaciones (1965 – […]) // Procedimiento específico del Ministerio del Interior (Gobernación / Interior), compartido por todos los Departamentos AGE que, por razón de la materia, participante e informan la transmisión: Secretaras Generales Tcnicas (o units tcnicas anlogas) que canalizan los informes solicitados por el Registro Nacional; Gabinetes de las Secretaras de Estado o Secretaras Generales a las que remiten las solicitudes de inform las Secretaras Generales Tcnicas (o unidades anlogas); Las Direcciones Generales que emiten informan en función del objeto asociativo de que se trate; Subdirecciones Generales o anlogas a través de las cuales la Dirección General ejerce la competencia relacionada con el objeto de la asociación.
Eliminación total:
Desde el 1 de agosto (o plazo superior en funciones de la Unidad informante) de todos los documentos, que son duplicados de los contenidos en los expedientes de inscripción custodios por el Registro Nacional Asociaciones, que realiza el seguimiento más completo del término hasta su resolución, en ejercicio de las competencias que son especificas.
Aplicación del dictamen anterior: 7/2008 (Pleno de la CSCDA: 11/06/2008).
118/2022
CSWG/10/2022-4
Preguntas y sugerencias (1996 – […]) // Unidades de registro; Sindicatos de Atención al Ciudadano; Todas las Unidades de la AGE (como afectaron o destinatarias de la Queja / Sugerencia); Inspecciones Generales de Servicios / Unidades de calidad; Secretaría de Estado de Función Pública; director general de Gobernanza Pública; SG de Inspección General de Servicios de la AGE, en el Ministerio de Hacienda y Función Pública según RD. 682/2021, y unidades antecesoras.EP
Favorable a la eliminación parcial.
Conservación permanente:
– Quejas/sugerencias relacionadas con documentos que notifiquen derechos fundamentales, violaciones de derechos humanos o crímenes de lesa humanidad y/o documentos que se vean afectados por algún tipo de restricción de acceso según la Ley de Secretos Oficiales.
Eliminación después de 5 meses:
– Quejas / sugerencias conservadas en unidades objeto de la queja o que acten como meras tramitadoras.
– Quejas/sugerencias referidas a unidades o servicios de otros Departamentos.
– Expedientes de quejas / sugerencias de las Inspecciones Generales de Servicios o unidades anlogas [unidades con competencia especfica y seguimiento completo del expediente). Muestreo: (solo de Expedientes de quejas / sugerencias de las Inspecciones Generales de Servicios o unidades anlogas (unidades con competencia especfica y seguimiento completo del expediente)].
Conservación de 1 año de cada 3:
– Quejas / sugerencias masivas a causa de un hecho determinado (a determinar por cada Departamento)
Deja sin efecto y sustituye los dictamenes CSCDA siguientes:
– 34/2006
– 35/2006
– 51/2013
– 30/2015
Deja sin efecto parcialmente (slo en lo referido a Quejas y sugerencias desde 1996) el dictamen CSCDA 2/2013.
CP = Conservación Permanente; ET = Eliminación total; EP = Eliminación parcial.
