streszczenie
Ustawa nr 39/2015 z dnia 1 października w sprawie wspólnej procedury administracyjnej w administracjach publicznych ustanawia w artykule 12, że administracje publiczne muszą zagwarantować zainteresowanym osobom możliwość interakcji z administracją za pomocą środków elektronicznych, a w artykule 13 uznaje prawo ludzi do uzyskać pomoc w korzystaniu z mediów elektronicznych w stosunkach z administracją publiczną. Ponadto artykuł 14 stanowi, że osoby fizyczne mogą w dowolnym momencie wybrać, czy komunikują się z administracją publiczną w celu wykonywania swoich praw i obowiązków drogą elektroniczną, czy nie, z wyjątkiem przypadku, w którym są zobowiązane do interakcji elektronicznej z administracją publiczną. Zgodnie z tym rozporządzeniem art. 16 stanowi, że dokumenty, które zainteresowane osoby przesyłają organom administracji publicznej, mogą być składane m.in. w biurach pomocy rejestracyjnej, w takim formacie, że dokumenty składane osobiście muszą zostać zdigitalizowane przez biuro obsługi dokumentacji w celu włączenia do elektronicznej dokumentacji administracyjnej.
Rozwijając te przepisy, art. 4 Regulaminu działania i funkcjonowania sektora publicznego drogą elektroniczną, zatwierdzonego Dekretem Królewskim 203/2021 z dnia 30 marca, wśród kanałów pomocy w dostępie do usług elektronicznych uwzględnia urzędy pomocy jako kanał prezentacyjny. Podobnie art. 40 stanowi, że urzędy pomocy przy rejestracji mają charakter organu administracyjnego zgodnie z postanowieniami art. 5 ustawy 40/2015 z dnia 1 października i że ich tworzenie, modyfikacja lub likwidacja jest przeprowadzana w zgodnie z przepisami art. 59.2 ust. 40 ustawy nr 2015/1 z dnia XNUMX października o reżimie prawnym sektora publicznego. Zgodnie z tym artykułem organy niższe od Poddyrekcji Generalnej są tworzone, modyfikowane i eliminowane na podstawie zarządzenia szefa odpowiedniego ministerstwa, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Szefa Ministerstwa Finansów i Administracji Publicznej, którego kompetencje obecnie przysługują Ministerstwu. Finansów i Funkcji Publicznych.
Dekretem Królewskim 2/2020 z 12 stycznia, który restrukturyzuje departamenty ministerialne, utworzył Ministerstwo Równości, stwierdził, że departament ten jest odpowiedzialny za proponowanie i realizację polityki Rządu w zakresie równości oraz polityk mających na celu zapewnienie równości kobiet i mężczyzn oraz eliminowanie wszelkich form dyskryminacji w sposób rzeczywisty i skuteczny.
Na mocy powyższego zarządzeniem utworzono Biuro Pomocy Rejestracyjnej Ministerstwa Równości, w celu umożliwienia zainteresowanym osobom uzyskania pomocy w korzystaniu ze środków elektronicznych.
Zgodnie z art. 129 ustawy nr 39/2015 z dnia 1 października zarządzenie to jest dostosowane do zasad konieczności i skuteczności, gdyż jest najwłaściwszym instrumentem gwarantującym realizację realizowanego przez niego interesu ogólnego, jakim jest gwarancja praw obywateli w stosunkach z administracją. Podobnie dostosowuje się do zasady proporcjonalności, zawierając niezbędną regulację w celu zaspokojenia potrzeb, które mają zostać zaspokojone, bez nakładania na odbiorców restrykcyjnych środków praw, dodatkowych obciążeń czy obowiązków. Docelowo zasada pewności prawa jest zagwarantowana pod warunkiem, że inicjatywa regulacyjna zostanie wykluczona w sposób spójny z resztą systemu prawnego w celu wygenerowania stabilnych, przewidywalnych, zintegrowanych, jasnych i pewnych ram regulacyjnych, które ułatwiają jej poznanie i zrozumienie a w konsekwencji działania i podejmowanie decyzji przez ludzi i firmy. Stosując zasadę przejrzystości, przetwarzanie tego postanowienia odbywa się zgodnie ze wszystkimi obowiązkowymi procedurami i konsultacjami i zaczyna obowiązywać z chwilą jego publikacji. Krótko mówiąc, dzięki zasadzie efektywności porządek ten przyczynia się do poprawy i racjonalizacji zarządzania zasobami publicznymi.
Na jej mocy, po uzyskaniu uprzedniej zgody Ministra Finansów i Funkcji Publicznej, zapewnia się:
Artykuł 1 Cel
Celem tego zarządzenia jest utworzenie biura pomocy w sprawach akt Ministerstwa Równości, mieszczącego się pod adresem Calle Alcalá, nr 37, w Madrycie.
Artykuł 2 Charakter i zależność hierarchiczna
Biuro pomocy rejestracyjnej będzie uznawane za organ administracyjny zintegrowany w organiczną strukturę Ministerstwa Równości, hierarchicznie zależny od Podsekretariatu i będzie częścią sieci biur do spraw rejestracyjnych Administracji Generalnej Państwa.
Artykuł 3 Funkcje
Biuro pomocy rejestracyjnej będzie realizować funkcje przewidziane w ustawie nr 39/2015 z dnia 1 października o wspólnym postępowaniu administracyjnym administracji publicznej, obejmujące w szczególności:
- a) Digitalizacja wniosków, pism i korespondencji w formie papierowej, składanych lub otrzymywanych w urzędzie i adresowanych do dowolnego organu, organu publicznego lub podmiotu dowolnej administracji publicznej, a także ich adnotacja w ogólnym rejestrze elektronicznym lub elektronicznym rejestrze osób każdej organizacji, stosownie do potrzeb.
Wpisy dotyczące wyjścia dokonane zgodnie z postanowieniami art. 16.1 ust. 39 ustawy 2015/1 z dnia XNUMX października mogą również zostać odnotowane we wspomnianym rejestrze.
- b) Wystawienie odpowiedniego pokwitowania potwierdzającego datę i godzinę przedstawienia wniosków, korespondencji i dokumentów przedstawionych przez zainteresowane osoby.
- c) Wysłanie autentycznych kopii elektronicznych po digitalizacji wspomnianego oryginalnego dokumentu lub autentycznej kopii przedstawionej przez zainteresowane strony, która zostanie włączona do urzędu administracyjnego za pośrednictwem tego urzędu w odpowiednim rejestratorze elektronicznym.
- d) Pomoc i informacje dotyczące identyfikacji i podpisu elektronicznego, dotyczące składania wniosków, pism i komunikacji drogą elektroniczną w procesach i procedurach udzielanego pełnomocnictwa.
- e) Identyfikacja podpisu elektronicznego zainteresowanej strony, gdy nie jest ona zobowiązana do łączenia mediów elektronicznych z Administracją, w procedurach administracyjnych autoryzacji. W takich przypadkach upoważniony urzędnik skorzysta z systemu podpisów, w który jest wyposażony, a zainteresowana osoba musi wyrazić na to wyraźną zgodę, która musi zostać odnotowana w przypadku rozbieżności lub sporu.
- f) Praktyka powiadamiania, w zakresie działania apteki, gdy zainteresowany lub jego przedstawiciel pojawia się samoistnie w aptece i prosi w tym momencie o osobistą komunikację lub powiadomienie.
Przekazanie zainteresowanym osobom kodu identyfikacyjnego organizacji, organu publicznego lub podmiotu, do którego kierowana jest prośba, pismo lub komunikacja.
- g) Rozpoczęcie przetwarzania pełnomocnictwa osobistego apud acta w terminach przewidzianych w art. 6 ustawy nr 39/2015 z dnia 1 października.
- h) Wszelkie inne funkcje przypisane im prawnie lub na mocy przepisów.
Artykuł 4 Dni i godziny otwarcia
Biuro pomocy rejestracyjnej Ministerstwa Równości dostosuje się do kategorii urzędów o godzinach ogólnych przewidzianych w Uchwale Sekretariatu Stanu ds. Administracji Publicznej z dnia 4 listopada 2003 r., dla których podaje do wiadomości publicznej wykaz samych urzędów stanu cywilnego i tych w porozumieniu z Administracją Generalną Państwa i jej organizacjami publicznymi oraz ustalono dni i godziny otwarcia.
Pojedynczy przepis dodatkowy Brak wzrostu wydatków publicznych
Stosowanie tego zarządzenia nie będzie wiązać się ze zwiększeniem wydatków publicznych, a zawarte w nim działania będą realizowane w ramach zwykłych środków budżetowych.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Pierwsze postanowienie końcowe Instrukcje wykonawcze
Szef Podsekretarza ds. Równości może wydać instrukcje niezbędne do wykonania i stosowania niniejszego zarządzenia.
Drugi przepis końcowy Rozpoczęcie działalności Urzędu
Uruchomienie Biura Obsługi Dokumentacji Ministerstwa Równości nastąpi uchwałą osoby kierującej Podsekretarzem Generalnym i z tą chwilą rozpocznie ono wykonywanie swoich funkcji.
Trzeci przepis końcowy Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wejdzie w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym.
