Pandemia oznaczała przed i po świecie podróży służbowych. Ograniczenia mobilności i rozwój nowych technologii komunikacyjnych, rozwiązań, które pozostaną, pozostawiły odłogiem aktywność, która w 2019 r. stanowiła 21.4% globalnych podróży, ale według danych odpowiadała również za najwyższe wydatki w wielu destynacjach. z raportu branżowego przeprowadzonego przez WTTC i firmę doradczą McKinsey & Company. Ponadto przed pandemią podróże te stanowiły około 70% wszystkich globalnych przychodów sieci hoteli z najwyższej półki, podczas gdy od 55% do 75% zysków linii lotniczych pochodziło z podróży służbowych, czyli około 12% pasażerów.
Powrót „twarzą w twarz” do świata biznesu postępuje stopniowo i nierównomiernie, z wyraźną wiodącą rolą technologii jako siły napędowej. Transformacja, którą ten podsektor czekał już przed kryzysem. „Podróże służbowe powracają, a ożywienie następuje w różnym tempie w różnych krajach i regionach” — powiedział Christian Boutin, dyrektor generalny firmy Amadeus w Hiszpanii i Portugalii. Wyraża optymizm co do przyszłości tych podróży i wierzy, że technologia będzie wielkim sprzymierzeńcem w osiągnięciu tego celu. „Covid-19 oznacza, że cyfryzacja turystyki z trendu stała się wymogiem budowania bazy, na której można się rozwijać”, podkreśla Boutin, który przypomina również, że „nadejście pandemii przyspieszyło przejście technologiczne w sektora podróży, aby odpowiedzieć na potrzeby klientów, którzy coraz częściej poszukują bardziej spersonalizowanych, zdigitalizowanych i „bezdotykowych” doświadczeń podczas swoich podróży”.
Sektor podróży od lat pomaga w powstawaniu narzędzi technologicznych, które ułatwiają i poprawiają obsługę klienta. Ale w konkretnym przypadku podróży służbowych „Niewiele się zmieniło w ciągu ostatnich 30 lat, a wprowadzenie technologii zajęło trochę czasu” – powiedział Luca Carlucci, dyrektor generalny i współzałożyciel BizAway, platformy podróży służbowych, dzięki której można uzyskać obniżka ceny od 18 do 25%. „Wprowadziliśmy technologię i obsługę dostosowaną do każdego klienta i to jest nasza siła” – podkreśla. Oferuje usługi znacznie bardziej dostosowane do klienta, takie jak zarządzanie rezerwacjami, pomoc w podróży, rozliczenia, dokumenty podróży… „jesteśmy jedynymi rozmówcami”, dodaje.
Ulepszenie
BizAway współpracuje przede wszystkim z dużymi firmami, aby zarządzać całą złożonością związaną z podróżami pracowników, a także z ich małymi i średnimi klientami. Zaczęło się w 2015 roku na rynku włoskim i hiszpańskim, co roku potrajając wyniki, choć w środku pandemii spadły one o 36% w porównaniu do 80% w mediach. Stworzone przez niego narzędzie komputerowe dodało realnej wartości firmie będącej w procesie cyfryzacji. Carlucci przypomina, że od pandemii w firmach zaszło wiele zmian strukturalnych, które optymalizują podróże lub ich unikają, a sektor musi się dostosować. „Tworzy się nowy rodzaj wyjazdu, okresowego łączenia zespołów, ponieważ nie mają biura. Jest to rodzaj podróży, którego nie było wcześniej ”, wskazuje osoba odpowiedzialna za platformę.
Z kolei Consultia Business Travel uruchomiła Destinux, system ERP w chmurze, który cyfryzuje zarządzanie podróżami służbowymi. to start-up zajmujący się zarządzaniem podróżami służbowymi, który umożliwia kompleksowe i efektywne zarządzanie podróżami każdej korporacji, z indywidualną uwagą wyspecjalizowanego menedżera. Oprogramowanie jako usługa (SaaS) pozwala zaoszczędzić do 20% w pierwszym roku.
Carlos Martínez, dyrektor generalny tej firmy, również uważa, że zarządzanie podróżami służbowymi jest obszarem niewystarczająco zdigitalizowanym w porównaniu z innymi działami zarządzania przedsiębiorstwem. Zapewnia, że rola technologii „jest kluczowa, firma cyfryzuje obszary zarządzania, gdy zaczynają być znaczące, albo dlatego, że koszt zaczyna być wysoki, albo dlatego, że złożoność staje się znacznie większa, albo dlatego, że kompendium tych dwóch wcześniejszych ”. Technologia ta ułatwia cyfryzację procesów w zarządzaniu podróżami służbowymi, „co przekłada się na efektywność, a co za tym idzie, to horror w tradycyjnych kosztach” – wyjaśnia.
Podobnie jak większość branż, podróże służbowe mają przed sobą niepewną przyszłość. „Wydawało się, że rok 2022 będzie bardzo dobry i między niektórymi, a innymi nie mamy oczekiwanego wzrostu” – mówi Oriol Ribas, dyrektor ds. Komunikacji Iberyjskiego Stowarzyszenia Menedżerów Podróży Biznesowych (IBTA). Widoczna jest chęć firm do ponownego podróżowania i wiele podróży krajowych i europejskich jest wznawianych, przy czym te międzynarodowe są najbardziej oporne. Ribas zwraca uwagę, że podróże służbowe od jakiegoś czasu stawiają na cyfryzację, a przed pandemią istniały różne narzędzia, zwłaszcza w zarządzaniu wydatkami tego typu podróży. Oprócz firm świadczących usługi typowe dla branży, takich jak linie lotnicze czy biura podróży, Rentacar „postawiły na cyfryzację”.
W podróżach służbowych „bardzo cenione jest posiadanie osobistego referencji w agencji, kogoś, kto rozwiąże za Ciebie każdy problem. Z tego powodu biura podróży specjalizujące się w podróżach służbowych będą nadal zyskiwać na znaczeniu” – wskazuje Ribas. Nie przeszkadza to w powstawaniu startupów, które dostarczają ciekawych rozwiązań technologicznych, „i prawdopodobnie wiele z nich zostanie kupionych przez duże firmy”.
W Amadeus podkreślają również, że planowanie, nawet najprostszych podróży służbowych, „wymaga dodatkowych ćwiczeń z zakresu logistyki i zarządzania ryzykiem, a pracodawcy zdają sobie sprawę z potrzeby profesjonalnego wsparcia za każdym razem, gdy pracownicy podróżują”, wskazuje Christian Boutin. Dlatego nawet jeśli w najbliższej przyszłości liczba podróży służbowych będzie mniejsza, wsparcie firm travel management będzie potrzebne bardziej niż kiedykolwiek.
przemyśl model!
Podróże służbowe nie znikną, to istotna część działalności wielu firm. „Oprócz bycia inwestycją, a nie wydatkiem dla nich. Nie wolno nam zapominać, że bez podróży służbowych firma nie żyje i dlatego kondycja ekonomiczna tego kraju byłaby zagrożona” – podkreślił Carlos Martínez. Aby to zrobić, firma musi podróżować, a pandemia zmusiła ją do ponownego przemyślenia tego, jak rzeczy są robione wewnętrznie, „aby znaleźć obszary/procesy, w których można zaoszczędzić koszty i które pomogą firmie być bardziej konkurencyjną na rynku środowisko – kryzys”, dodaje dyrektor generalny Consultia Business Travel. Pandemia spowodowała, że wiele firm ponownie zastanowiło się, w jaki sposób zarządzają podróżami służbowymi, jak mogą usprawnić ten obszar, zdigitalizować procesy i uczynić go bardziej wydajnym.
