Det digitale offentlige dokumentet har vært tema for kongressen som ble holdt 13. og 14. februar innenfor rammen av ICADE-Fundación Notariado Chair on Legal Security in the Digital Society. Konferansen, strukturert i to deler, dedikert til Det elektroniske dokumentet som et nytt dokumentarinstrument og Den betydelige digitaliseringen av notarialdokumentet, ble innviet av Abel Veiga, dekan ved Det juridiske fakultet ved Comillas Pontifical University (Comillas ICADE), og Segismundo Álvarez, visedirektør for styrelederen.
Veiga sa den ekstraordinære interessen vekket hver dag, med mer enn hundre registrerte på nett. Álvarez fremhevet på sin side verdien av det dokumentariske aspektet i Law: «Enhver praktisk jurist er klar over viktigheten av dokumenter når det gjelder å hevde rettigheter». For notaren oppfyller disse konferansene perfekt målsetningen til lederen: "Basere det juridiske på en streng kunnskap om den teknologiske delen."
Avslutningen av kongressen ble utført av en anklage fra Sofía Puente, generaldirektør for rettssikkerhet og offentlig tro, som uttalte: «I rettsadministrasjonen har vi gått inn på digitaliseringens vei i årevis. Det er en ustoppelig og irreversibel vei, og det spanske notariatet kunne ikke holde seg utenfor denne veien».
første dag
Informasjon og strøm. Digitalisering som et materielt skritt til det immaterielle, under tittelen på åpningskonferansen, levert av notarius og styreleder, Manuel González-Meneses. I sin tale bekreftet han: «Loven er tanke, informasjon, data... Hvis teknikken tilbyr oss i dag mer effektive kommunikasjonsmidler, registrering og bevaring av informasjonen, som også er helt utbredt i vårt samfunn, og hvis fenomenet of Information er i dag uendelig mye bredere enn det var tidligere, som advokater kan vi ikke leve med ryggen til den virkeligheten, vi kan ikke knytte vår skjebne til papirteknologi».
Deretter ble det første runde bordet, Fra det tradisjonelle til det elektroniske dokumentet, moderert av notarius Juan Álvarez-Sala og hadde som foredragsholdere José Ángel Martínez Sanchiz, president for General Council of Notaries and the Notaries Foundation, og José Antonio Vega, Professor i handelsrett ved Universitetet i Extremadura.
Martínez Sanchiz gjorde en rekord for historien til det juridiske dokumentet, og gikk tilbake til barbord, tavler, papyri og pergamenter. «Veien til formell autentisitet – påpekte han – var lang og vanskelig. Seglene vil bli inkludert i de romerske tavlene og i papyriene til salgskontrakter. De stemplene på en annens ting minner om dagens elektroniske signatur. Autentisitet var knyttet til forfatterens troverdighet: veritas og legalitas, og til betraktningen av notarius som offentlig fullmektig».
José Antonio Vega var ansvarlig for 'elektronifiseringen' av det juridiske dokumentet, som -etter hans mening- ikke gir opphav til en ny juridisk kategori, men snarere en endring når det gjelder kode, støtte og prosess. Professoren påpekte at "nye teknologier har produsert et nytt instrument, det elektroniske dokumentet, som reagerer på utviklingen av kommunikativt språk blant menn og at betydningen av informasjon kan være kodifiserte fysiske størrelser."
I det påfølgende kollokviet, opprettholdt Martínez Sanchiz, overfor oppfatningen av det juridiske dokumentet som en ren "gjengivelse" av en handling for bevisformål, verdien av dokumentet som en form for uttrykk for den omsettelige viljen, og derfor som et element som gir eksistensvirksomhet i den juridiske verden ikke begrenset til det rettslige feltet.
Elektronisk dokumentteknologi var tema for det andre panelet, som inneholdt José María Anguiano, en advokat og utdannet i informatikk, og Rafael Palacios og Javier Jarauta, begge industriingeniører og professorer ved ICAI-avdelingen for telematikk og databehandling.
Anguiano forklarte konseptet og de forskjellige brukstilfellene av hash (eller fingeravtrykk av en fil), som kryptografiske verktøy for å sikre integriteten til elektroniske filer. Palacios forklarer funksjonen til asymmetriske kryptografialgoritmer og deres bruk som instrumenter for å oppnå konfidensialitet og garanti for opprinnelse eller signatur, råd om mulig innvirkning av utviklingen av kvantedatabehandling på sikkerheten til denne algoritmen. Kort fortalt tok Jarauta opp problemet med bevaring over tid av datafilene og illustrasjonene til deltakerne med hensyn til langvarige elektroniske signaturer for å opprettholde muligheten for autentisering over tid av elektroniske dokumenter.
Den tredje tabellen fokuserer på det elektroniske dokumentet av offentlig karakter, i sin trippeltypologi av administrative, rettslige og notarialdokumenter. Med notarius Francisco Javier García Más som moderator var foredragsholderne Antonio David Bering, PhD-assistentprofessor i forvaltningsrett ved Pablo de Olavide-universitetet i Sevilla; Juan Ignacio Cerdá, advokat og førsteamanuensis i forvaltningsrett ved Universitetet i Murcia, og notarius Itziar Ramos.
Bering forklarte fremskrittene i alle elektroniske administrative filer og deres oversettelse til administrative dokumenter i eksklusiv elektronisk støtte, og trakk oppmerksomheten til konseptet dokumenthåndtering og skillet mellom digitalisering av eksisterende papirdokumenter og hva som er et ekte elektronisk dokument. For Cerdá, «i Spania kan vi ennå ikke snakke om elektronisk rettferdighet. Det er strukturelle og personlige problemer: svikt i de rettslige organer, dommere og påtalemyndigheter. Heller ikke det nye rettslige hovedkvarteret er implementert, og det er problemer med teknologisk sløvhet, manglende interoperabilitet mellom de prosessuelle styringssystemene. På den annen side har Ramos behandlet tilstanden til digitaliseringen av notarialforhandlingene, som er etableringen med årelang ved lov 24/2001, som har fremmet, det originale notarialdokumentet eller matrisen i elektronisk format, som innrømmer utsendelsen av autoriserte og enkle elektroniske kopier, men begrenser omfanget av sirkulasjonen til førstnevnte.
andre dagen
Følgende rundebord, dedikert til europeisk erfaring, av internasjonal karakter med deltakelse av David Siegel, en del av styret for Federal Association of Notaries of Germany; Jeroen Van Der Weele, notarius publicus i Nederland; og Jorge Batista da Silva, president i den portugisiske notarforeningen.
David Siegel presenterte systemet som allerede er vedtatt i Tyskland, som ved å implementere direktiv 2019/1151 tillot telematisk stiftelse av aksjeselskaper og deres presentasjon i Mercantile Registry. Han detaljerte de tekniske midlene som tillater notariell ytelse på avstand med de samme garantiene som personlig og det nye regimet og systemet for opprettelse og bevaring av det elektroniske hovedbrevet.
Van Der Weele påpekte at i den gjeldende lovgivningsutviklingen i landet hans, "det bare er mulig å etablere aksjeselskaper personlig foran en notarius publicus" ettersom de ennå ikke har tilpasset seg direktivet, men han forklarte at det er en lovgivningsprosjekt som ligner den tyske standarden. Da Silva sa på sin side at den portugisiske dekretloven 126/2021 etablerte et midlertidig juridisk regime for autorisasjon, gjennom videokonferanse, bestemte offentlige gjerninger og også klargjorde mekanismen for telematisk nedlasting av elektroniske autoriserte kopier.
Deretter ga notarius Carlos Higuera konferansen Incidence of the bill for transponering av digitaliseringsdirektivet for kapitalselskaper i notarialdokumentet. I den utførte han en klargjørende analyse av lovforslag 121/000126 som for tiden behandles i Deputertkongressen, da det påvirker notarialdokumenter, med så viktige nyvinninger som innføringen av en elektronisk protokoll som har reflektert hele papirprotokollen og at under kontroll av den tilsvarende titulære notarius publicus vil bli deponert og bevart i systemet til General Council of Notaries; samt muligheten for ekstern notarialbevilgning for visse typer dokumenter, blant annet de som er knyttet til stiftelse av selskaper og andre handlinger i selskapslivet.
Fremtiden til notarialdokumentet var kongressens siste rundebord. Med inngrep fra notarene José Carmelo Llopis, Fernando Gomá og Javier González Granado, fungerte José Cabrera, en advokat og forsker ved Comillas University, som moderator.
Llopis fokuserte presentasjonen sin på fjerntildeling, som en metode for å gi et elektronisk dokument. Konkret delte taleren sin tale i tre punkter. For det første behovet for en sikker kanal for å levere de nødvendige dokumentene for bevilgningen til notarius publicus. For det andre, bemyndigelsen av notarens elektroniske fil. Og for det tredje, fordelene med det elektroniske dokumentet, spesielt dets interoperabilitet.
Gomá presenterte en artikkel om elektronisk kopiering i skyen. Etter å ha gjennomgått det nåværende systemet for utstedelse av autoriserte elektroniske kopier kun for henvisning til andre notarius publicus, registre eller administrative eller rettslige myndigheter og for et bestemt formål, ble det nye systemet for eksternalisering av notarialdokumentet som vil føre med seg det nevnte lovforslaget behandlet. som vil gi tilgang til kopien i elektronisk format for enhver person som viser en legitim interesse.
Kort fortalt tok González Granado opp spørsmålet om matrisen og den elektroniske protokollen, og understreket fordelene med en elektronisk matrise der det vil bli vurdert å inkludere dynamisk innhold gjennom hyperlenker.
