数字公共文件是 13 月 14 日至 XNUMX 日在 ICADE-Notariat 基金会主席数字社会法律安全框架内举行的大会的主题。大会分为两部分，分别讨论电子文件作为新的文件工具和公证文件的实质性数字化，由科米利亚斯宗座大学 (Comillas ICADE) 法学院院长 Abel Veiga 主持开幕， Segismundo Álvarez，主席副主任。
维加表示，此次活动引起了极大的兴趣，已有一百多人在线注册。阿尔瓦雷斯则强调了法律中文件方面的价值：“任何实践法学家都意识到文件在执行权利时的重要性。”对于公证人来说，这些会议完全符合主席的目标：“将法律事务建立在对技术部分的严格了解的基础上。”
大会闭幕由法律安全和公共信仰部总经理 Sofía Puente 主持，她表示：“在司法领域，我们多年来一直在进入数字化进程。这是一条不可阻挡、不可逆转的道路，西班牙公证人不能被排除在这条道路之外。”
第一天
信息和电力。公证人兼主席主任曼努埃尔·冈萨雷斯·梅内塞斯 (Manuel González-Meneses) 在首次会议的标题下提出，数字化是迈向无形的实质性一步。他在演讲中表示：“法律就是思想、信息、数据......如果今天的技术为我们提供了更有效的沟通、记录和保存信息的形式，而这在我们的社会中已经绝对普遍存在，并且如果信息现象今天的范围比过去无限广阔，我们法学家不能背弃这一现实，我们不能将我们的命运与纸质技术联系起来。”
接下来，第一个圆桌会议“从传统文件到电子文件”由公证员胡安·阿尔瓦雷斯-萨拉主持，发言人为公证人总理事会和公证人基金会主席何塞·安赫尔·马丁内斯·桑奇斯和何塞·安东尼奥·维加埃斯特雷马杜拉大学商法教授。
马丁内斯·桑奇斯 (Martínez Sanchiz) 为法律文件的历史创造了记录，追溯到酒吧桌、黑板、纸莎草纸和羊皮纸。他指出，通往形式真实性的道路是漫长而艰难的。这些印章将包含在罗马石碑和销售合同的纸莎草纸中。这些印章让人想起当前的电子签名。真实性与作者的可信度有关：真实性和合法性，以及公证人作为公共代理人的考虑。”
José Antonio Vega 负责法律文件的“电子化”，他认为这不会产生新的法律类别，而是代码、支持和流程方面的变化。这位教授指出，“新技术产生了一种新工具，即电子文档，它响应了人类之间交流语言的演变，并且信息的能指可以被编码为物理量。”
在随后的座谈会上，马丁内斯·桑奇斯（Martínez Sanchiz）面对法律文件的概念仅仅是出于证据目的而“复制”行为，他坚持认为文件的价值是作为可协商意愿的表达形式，因此作为一个要素这使得业务在法律领域得以存在，而不仅限于诉讼领域。
电子文档技术是第二个小组的主题，参加者包括律师兼计算机科学专业毕业生 José María Anguiano，以及 ICAI 远程信息处理和计算系的工业工程师和教授 Rafael Palacios 和 Javier Jarauta。
Anguiano 解释了哈希（或文件的数字指纹）操作的概念和不同用例，作为确保电子文件完整性的加密工具。 Palacios 解释了非对称加密算法的功能及其作为实现机密性和来源或签名保证的工具的用途，并就量子计算的发展对该算法的安全性可能产生的影响提出了建议。简而言之，Jarauta 向与会者解决了长期电子签名的计算机文件和插图的长期保存问题，以保持电子文档长期验证的可能性。
第三个表重点关注公共性质的电子文件，包括行政、司法和公证文件的三重类型。由公证人弗朗西斯科·哈维尔·加西亚·马斯担任主持人，塞维利亚巴勃罗·德·奥拉维德大学行政法助理教授安东尼奥·大卫·贝林致辞；穆尔西亚大学律师兼行政法副教授胡安·伊格纳西奥·塞尔达 (Juan Ignacio Cerdá) 和公证人伊齐亚尔·拉莫斯 (Itziar Ramos)。
Bering 解释了所有电子行政记录的进步及其以专有电子格式在行政文件中的表达，提请人们注意文件管理的概念以及现有纸质文件的数字化与真正的电子文件之间的区别。对于 Cardá 来说，“在西班牙，我们还不能谈论电子司法。存在结构性和个人问题：司法机构、法官和检察官的失败。新的司法总部也尚未落地，存在技术惰性、程序管理系统之间缺乏互操作性等问题。另一方面，拉莫斯处理了公证行为数字化的问题，这是根据第 24/2001 号法律的脉络而建立的，该法律推进了电子格式的原始公证文件或矩阵，允许发送授权和简单的电子版，但限制了前者的流通范围。
第二天
以下圆桌会议致力于欧洲经验，具有国际性质，德国联邦公证人学院董事会成员 David Siegel 参加了圆桌会议； Jeroen Van Der Weele，荷兰公证人；葡萄牙公证学院院长豪尔赫·巴蒂斯塔·达席尔瓦（Jorge Batista da Silva）。
David Siegel 介绍了德国已采用的系统，该系统转换了 2019/1151 号指令，允许有限责任公司的远程信息处理组建及其在商业登记处的展示。他详细介绍了允许远程公证行为并获得与亲自办理相同保证的技术手段，以及创建和保存电子主契约的新制度和系统。
Van Der Weele 指出，在他的国家目前的立法发展中，“只有在公证人面前亲自设立有限责任公司才可能”，因为它尚未适应该指令，但他解释说，有一个立法项目与德国标准类似。达席尔瓦表示，葡萄牙第126/2021号法令建立了临时授权法律制度，通过视频会议确定公共行为，并明确了授权电子副本的远程信息处理下载机制。
接下来，公证员卡洛斯·伊格拉向会议介绍了该法案对公证文件中资本公司数字化指令的影响。在其中，他对众议院目前正在处理的第 121/000126 号法案进行了澄清分析，因为该法案影响公证文件，并取得了重要进展，例如引入了反映整个纸质协议的电子协议，以及相应公证人的控制权将存放并保存在公证人总理事会的系统中；以及对某些类型的文件进行远程公证的可能性，包括与公司章程和公司生活其他行为相关的文件。
公证文件的未来是大会最后一次圆桌会议。在公证人何塞·卡梅洛·洛皮斯、费尔南多·戈马和哈维尔·冈萨雷斯·格拉纳多的介入下，科米利亚斯大学律师兼研究员何塞·卡布雷拉担任主持人。
Llopis 的演讲重点是远程授予，作为授予电子文档的一种方式。具体来说，演讲者将演讲分为三点。首先，需要一个安全的渠道来提供将其授予公证人所需的文件。二是加强公证电子档案建设。第三，电子文档的优点，特别是它的互操作性。
Gomá 发表了有关云端电子复印的演讲。在审查了仅出于特定目的向其他公证人、登记处或行政或司法机构提交授权电子副本的现行系统后，考虑到了上述法案将带来的公证文件外部化的新系统，这将允许任何能够证明合法权益的人访问电子格式的副本。
简而言之，González Granado 解决了矩阵和电子协议的问题，强调了电子矩阵的优点，其中通过超链接考虑动态内容。
