резюме
Закон 16/1985 від 25 червня про історичну спадщину Іспанії передбачив у статтях 55 і 58 процедуру ліквідації та постійного збереження документації, що належить до документальної спадщини. Зазначену процедуру було розроблено Королівським указом 1164/2002 від 8 листопада, який регулює збереження документальної спадщини, що має історичну цінність, контроль за видаленням інших документів Генеральної державної адміністрації та її установ, а також збереження адміністративних документів. документи на носії, відмінному від оригіналу, який, згідно зі статтею 6, надає заступнику міністра департаменту, де зберігається документація, повноваження диктувати вирішення процедури, а також Королівським указом 1401/2007 від 29 жовтня, який регулює склад, діяльність і повноваження Вищої кваліфікаційної комісії з питань діловодства. Подібним чином Королівський указ 1708/2011 від 18 листопада, який засновує Іспанську архівну систему та регулює архівну систему Генеральної державної адміністрації та її державних органів, а також режим доступу до неї, повторює функції Вищої кваліфікаційної комісії з адміністративних документів у межах Файлова система Генеральної державної адміністрації та її державних органів.
Починаючи з 9 грудня 2022 року, Генеральний технічний секретаріат подає до Вищої комісії з кваліфікації адміністративних документів пропозицію щодо часткової ліквідації документальної серії файлів заяв на оформлення звичайних паспортів, виданих за кордоном, та дві пропозиції щодо зміни термінів ліквідації серії заявок на отримання короткострокової та довгострокової візи, встановленої резолюцією заступника секретаря від 27 березня 2017 року (BOE від 12 квітня 2017 року), відповідно до висновків 1/2017 та 2/2017 Вищої кваліфікаційної комісії з Розпорядчі документи.
Ці три пропозиції схвалила Вища комісія з кваліфікації адміністративних документів на своєму засіданні 14 грудня 2022 року у своїх висновках 97/2022, 98/2002 та 99/2022.
З усіх цих причин настав час прийняти резолюцію, яка схвалює часткове скасування та зміну вищезазначених термінів та її публікацію в Офіційному державному віснику відповідно до статті 6 Королівського указу 1164/2002 від 8 листопада.
На підставі цього, за пропозицією Генерального технічного секретаріату та відповідно до повноважень, наданих у статті 6 Королівського указу 1164/2002 від 8 листопада, я постановляю:
Перший. Розпорядитися оприлюдненню в «Держбюро» висновків Вищої кваліфікаційної комісії з питань адміністративного судочинства, що містяться в додатку до цієї постанови.
друге. Надати дозвіл на часткову ліквідацію та, якщо необхідно, схвалити постійне зберігання документів, які є частиною документальної серії, детально описаної в додатку, які зберігаються в консульствах і консульських відділах посольств Іспанії та в Генеральному архіві Іспанії. відділ.
По-третє. Усунення відбуватиметься з дотриманням термінів, тестів та інших формальностей, передбачених у пропозиціях, позитивно схвалених Вищою кваліфікаційною комісією з адміністративних документів.
Кімната. Процес знищення виконується періодично, після закінчення років зберігання, встановлених для кожної із серій, наведених у Додатку, що дозволяється для поточної резолюції регулярних знищень після закінчення обов’язкових періодів збереження.
П'яте. Відповідно до положень статті 57.2 Закону 30/1992 від 26 листопада про правовий режим державних адміністрацій і загальної адміністративної процедури та статті 6.2 Королівського указу 1164/2002 від 8 листопада, ефективність дозволу буде залежати від бути відкладено до закінчення трьох місяців з моменту опублікування цієї постанови в Офіційному державному віснику та за умови відсутності запису про подання апеляції будь-якого характеру проти неї. А в разі його оскарження документація не може бути знищена до остаточного оформлення рішення.
шосте. Документація, яка є частиною файлів, що підлягають адміністративному або судовому оскарженню до вирішення чи вироку, не може бути видалена.
сьоме. Структура процесу гарантувала безпеку документації, стан захищений від зовнішнього втручання. Використаний метод буде адекватним для запобігання реконструкції документації та відновлення будь-якої інформації, що міститься в ній.
Восьме. Відповідно до статті 7, розділу 3 Королівського указу 1164/2002, подати до Вищої кваліфікаційної комісії з адміністративних документів протягом кількох днів після розгляду справи дублікат свідоцтва про видалення та опис знищеної документації. Консульства та консульські відділи посольств отримали зазначений дублікат через Загальний архів Департаменту, який буде відповідати за його пересилання до Секретаріату вищезгаданої Комісії.
Дев'ятий. Всупереч цій постанові, ви можете подати апеляцію захисту до Міністра закордонних справ і співробітництва протягом місяця після її публікації в Офіційному державному віснику.
ДОДАТОК
Запуск серіалу
№ думка CSCDAСерія (роки) / Виробник Тип відбору Форма відбору Термін 97/2022 Файли заявок на отримання короткострокових віз усіх типів (2000 – […]) // Міністерство закордонних справ, Європейського Союзу та співробітництва. Генеральні консульства та консульські відділи посольств Іспанії за кордоном.EP
– ПК. Файли, оброблені до серпня 2000 року.
– Y. 1 серпня Візові заявки надано (загальне).
– Ю. 5 серпня Відмовлено у видачі візи.
– Y. 2 серпня Надано заявки на отримання багаторазової візи терміном від одного до двох років (ELM).
– Y. 5 серпня Надано заявки на отримання багаторазових віз на термін від двох до п’яти років (ELM).
– Y. З 1 по 5 серпня в залежності від дозволу файлу та типу візи. Автентичні цифрові копії файлів, зроблені згідно з пропозицією резолюції підтримки.
Зразок 1: файл на кожен тип візи та рік. Оформляється в консульській установі.
Зразок 2: файл кожного типу візи, випадково вибраний з усіх консульських установ, кожні 5 років або у разі зміни терміну, який передається до Генерального архіву.
Доступ: частково обмежено.
1/5 серпня 98/2022 Файли заявок на довгострокові візи всіх типів (2000 – […]) // Міністерство закордонних справ, Європейського Союзу та співробітництва. Генеральні консульства та консульські відділи посольств Іспанії за кордоном.EP
– ПК. Файли, оброблені до серпня 2000 року.
– Y. 1 серпня Візові заяви задоволені.
– Ю. 5 серпня Відмовлено у видачі візи.
– Ю. 1-5 серпня за постановою спр. Автентичні цифрові копії файлів, зроблені згідно з пропозицією резолюції підтримки.
Зразок 1: файл на кожен тип візи та рік. Оформляється в консульській установі.
Зразок 2: один файл для кожного типу візи, випадково вибраний з усіх консульських установ, кожні 5 років або коли є зміни в терміні. Здійснюється в Генеральному архіві.
Доступ: частково обмежено.
1/5 серпня 99/2022 Файли заявки на звичайний паспорт, виданий за кордоном (1900 – […] // Міністерство закордонних справ, Європейського Союзу та співробітництва. Генеральні консульства та консульські відділи посольств Іспанії за кордоном. PS
– ПК. Файли, оброблені до 01.
– ПК. Файли, оброблені з 01, містять підтверджуючі документи щодо обставин, що мотивували запит.
– Y. 1 серпня Опрацьовано файли від 01, які не містять документів, що підтверджують обставини, що мотивували запит.
Зразок 1: файл кожні 5 років або коли є зміни в процесі. Оформляється в консульській установі.
Зразок 2: десять файлів, відібраних з усіх консульських установ, кожні п'ять років або коли є зміни в терміні. Здійснюється в Генеральному архіві.
Доступ: частково обмежено.
1 серпня
PC= Постійне збереження; CS= Вибіркове збереження; ET= Повне виключення; EP= часткова елімінація; MA = Випадкова вибірка; MS= системна вибірка; SS= Заміна підтримки.
