sammanfattning
Lag 16/1985 av den 25 juni om spanskt historiskt arv, särskilt dess artikel 58; Kungligt dekret 1164/2002, av den 8 november, som reglerar bevarandet av dokumentärt arv med historiskt värde, kontrollen av avskaffandet av andra handlingar från statens allmänna förvaltning och dess offentliga organ och bevarandet av administrativa handlingar på ett annat medium än originalet; och kungligt dekret 1401/2007, av den 29 oktober, som reglerar sammansättningen, verksamheten och befogenheterna för den högre kommissionen för kvalificerade administrativa handlingar, som utgör de bestämmelser som fastställer förfarandet för bevarande och eliminering av vissa handlingar.
Arbetsgruppen för värdering av serier och gemensamma funktioner för statens allmänna förvaltning, skapad inom den högre kommissionen för kvalificering av administrativa dokument, presenterade vid ett plenarmöte den 16 oktober 2012 flera studier av identifiering och utvärdering av dokumentärserier , genererad av de olika ministerdepartementen.
Vid sitt plenarmöte den 14 december 2022 dikterade den högre kvalificerade kommissionen för administrativa handlingar positivt att serien delvis och/eller totalt skulle elimineras: Registrering av in- och utträde av dokument (1889 – […]); Protokoll och protokoll från möten i kollegiala administrativa organ (1834 – […]); Registreringsfiler i det nationella förbundsregistret: Rapporter om registrering av föreningar (1965 – […]); och Klagomål och förslag (1996 – […]). Genom denna resolution ansluter sig ministeriet för territoriell politik till det beslut som fattats om att avskaffa dessa studier.
Den totala eller partiella elimineringen av de seriefraktioner som uppfyller kraven för detta (se bilaga), måste särskilt godkännas av den behöriga administrativa myndigheten, i detta fall avdelningens undersekretariat, i enlighet med bestämmelserna i artikel 6 i Kunglig förordning 1164/2002, den 8 november.
I enlighet med det föregående och vid utövandet av de befogenheter jag tilldelats beslutar jag:
Först. Godkänna eliminering av de dokument som ingår i den gemensamma dokumentärserien som beskrivs i bilagan och som förvaras i ministeriet för territoriell politik, såväl som i de offentliga organisationer som är beroende av departementet.
Andra. Elimineringen är föremål för de tidsfrister, tester och andra formaliteter som förutses i förslagen som gynnades av den högre kommissionen för kvalificering av administrativa dokument vid sitt plenarmöte den 14 december 2022. Deadlines och tester återfanns i bilagan som åtföljer detta beslutade. .
Tredje. Destruktionsprocessen kommer att utföras med jämna mellanrum, när bevarandeåren som fastställts för var och en av serierna som förseglats i bilagan har löpt ut, och regelbunden destruktion godkänns av denna resolution när de obligatoriska bevarandeperioderna har uppfyllts.
Rum. Bemyndigandet för att eliminera dokumentärserieobjektet i denna resolution kommer inte att gälla förrän tre månader har förflutit efter det att de publicerades i Officiella Statstidningen, och förutsatt att det inom den perioden inte finns några bevis för att ett överklagande av något slag har lämnats in. mot det onda. I händelse av att det bestrids, får förstörelsen av motsvarande handlingar inte fortsätta förrän beslutet att, i förekommande fall, avslå eller avvisa överklagandet blir slutgiltigt.
Femte. När auktorisationens effektivitet har framställts kan förstöringsprocessen utföras, före kommunikation till General Subdirectorate of Resources, Publications and Documentation vid ministeriet för territoriell politik, garantera sekretessen för informationen i dokumentationen och använda lämpligare att det var omöjligt att rekonstruera dokumenten och återställa informationen i dem.
Sjätte. Ett register över dess förstörelse måste upprättas för varje administrativ enhet, vilket måste innehålla datum eller datum för förstöring, mängden förstörd dokumentation (med angivelse av linjära mätare) och det system som används för det. Rapporten ska åtföljas av en lista över raderad dokumentation och bevarade prover samt, i förekommande fall, ett intyg utfärdat av det kontrakterade företaget. En autentisk kopia av allt detta måste skickas till General Subdirectorate of Resources, Publications and Documentation.
Både originalet av dokumentet och listorna över raderad dokumentation och de bevarade proverna och, i förekommande fall, certifieringarna måste finnas kvar i elimineringsfilen som instrueras av varje ledningscenter som berörs av denna resolution som en juridisk garanti mot tredje part.
De specifika akter som har varit föremål för ett administrativt eller ekonomiskt-administrativt överklagande och som fortfarande väntar på en lösning eller slutlig dom av den myndighet eller domstol som ansvarar för att utreda ärendet eller som har begärts av någon anledning av något organ får inte eliminerad. jurisdiktion.
Kära. Proverna kommer, när tidsfristerna för överföringen har uppfyllts, att skickas till avdelningens centralarkiv och i förekommande fall till Provincial Historical Archives, relaterat i ett leveransförhållande.
Åttonde. Beställa publicering av denna resolution i den officiella tidningen.
Nionde. Ett administrativt överklagande av denna resolution kan lämnas in till chefen för ministeriet för territoriell politik inom en månad från dagen efter det att den har offentliggjorts i den officiella tidningen, i enlighet med artiklarna 121 och 122 i lag 39/2015, av den 1 oktober om det gemensamma administrativa förfarandet för offentliga förvaltningar.
BILAGA
CSCDA yttrande nr och kod
av förslaget
Titel (extrema år) / Producent
typ
av urval
diktamen
115/2022
CSWG/10/2022-1
Registrering av in- och utträde av handlingar (1889 – […]) //
Statssekreterare för offentliga funktioner (RD 682/2021, av den 3 augusti) – Generaldirektoratet för offentlig styrning – SG för styrning i frågor om registerregistreringsenheter / Assistanskontor i frågor om kansli – Stödsekreterare (lednings- och högre centra Allmänna underavdelningar, skåp , etc.).
EP
Gynnsam partiell eliminering.
Permanent bevarande:
– All dokumentation före 1940.
– General Electronic Registry of AGE (REGAGE).
– Registerposter i det allmänna in- och utträdesregistret för varje avdelning och organisation (valfri fysisk presentation).
Total eliminering efter 5 månader:
– Registerposter för de interna registren, för intern administrativ kontroll av de olika enheterna.
– Bevis/kvitton på uppvisande/avgång eller sändning, och distribution till den mottagande enheten, som meddelanden till berörda parter.
Total eliminering efter 2 år från ikraftträdandet av förordning 203/2021:
– Handlingar i icke-elektroniskt format som finns på registreringsbyråerna, samt papperskopior som presenteras av den berörda parten, av vilka en autentisk elektronisk kopia har erhållits.
Total eliminering efter 6 månader:
– Kopior (elektroniska eller papper) av dokument adresserade till andra enheter som kan ackumuleras i registreringsenheterna som ett resultat av Single Window-praxis.
– Handlingar som presenteras av den intresserade parten i pappers- och/eller elektroniskt format som av någon anledning inte kan returneras vid presentationstillfället, när de är digitaliserade.
– De elektroniska kopiorna (äkta eller ej) som samlats under överföringen i de olika hjälpapplikationerna (GEISER, Portafirmas, etc.) när originalen har skickats till överföringsenheterna.
– Samlingarna av kopior (elektroniska eller tryckta/fotokopierade på papper) som bildats av överföringsenheternas sekreterare.
Tillträde: Delvis begränsad.
Denna dom upphäver följande tidigare CSCDA-beslut:
- 19 / 2013
- 25 / 2013
- 14 / 2011
- 43 / 2006
116/2022
CSWG/10/2022-2
Protokoll och protokoll från möten i kollegiala administrativa organ (1834 – […]) // kollegiala administrativa organ (dokumentation gemensam för hela AGE).EP
Gynnsam partiell eliminering.
Permanent bevarande av den dokumentation som förvaras av sekretariatet (om den förvaras) eller, om den inte förvaras/lokaliseras, av den som förvaras (i denna ordning) i ordförandeskapet/i resten av AGE-enheterna med representation i organet.
Total eliminering i 5 augusti i restaurangen för enheter (presidentskap / vokal) den 5 augusti av sessionen, efter verifiering av korrekt bevarande av perioden som ska elimineras i sekretariatet för det kollegiala organet eller i motsvarande centrala, mellanliggande eller historiska Arkiv.
Fri tillgång.
117/2022
CSWG/10/2022-3
Registreringsfiler i det nationella förbundsregistret: Rapporter om registrering av föreningar (1965 – […]) // Särskilt förfarande för inrikesministeriet (regeringen/inrikesministeriet), som delas av alla AGE-avdelningar som, på grund av ärendet, deltar och informera sändningen: Tekniska generalsekreterare (eller liknande tekniska enheter) som kanaliserar de rapporter som begärs av det nationella registret; Statssekreterarnas eller generalsekreterarnas kabinetter till vilka de tekniska generalsekretariaten (eller liknande enheter) skickar förfrågningar om information; De generaldirektorat som utfärdar information baserat på det associativa objektet i fråga; Allmänna underdirektorat eller analoger genom vilka generaldirektoratet utövar den kompetens som hör samman med föreningens syfte.
Total borttagning:
Sedan 1 augusti (eller längre sikt i funktionerna för den rapporterande enheten) av alla dokument, som är dubbletter av innehållet i registreringsfilerna vårdnadshavare av National Register of Associations, som utför den mest fullständiga övervakningen av termen fram till dess beslut , vid utövande av de befogenheter som är specifika.
Tillämpning av det tidigare beslutet: 7/2008 (CSCDA:s plenarsession: 11/06/2008).
118/2022
CSWG/10/2022-4
Frågor och förslag (1996 – […]) // Registreringsenheter; Medborgarserviceförbund; Alla AGE-enheter (som berörda eller mottagare av klagomålet/förslaget); Allmänna inspektioner av tjänster/kvalitetsenheter; statssekreterare för offentlig funktion; generaldirektör för offentlig styrning; SG för allmän inspektion av tjänster i AGE, i finansministeriet och offentliga funktioner enligt RD. 682/2021, och föregångare enheter.EP
Gynnsam partiell eliminering.
Permanent bevarande:
– Klagomål/förslag relaterade till dokument som meddelar grundläggande rättigheter, kränkningar av mänskliga rättigheter eller brott mot mänskligheten och/eller dokument som påverkas av någon typ av åtkomstbegränsning enligt lagen om officiella hemligheter.
Avfallshantering efter 5 månader:
– Klagomål/förslag som förvaras i enheter som är föremål för klagomålet eller som endast fungerar som handläggare.
– Klagomål/förslag som avser enheter eller tjänster vid andra avdelningar.
– Filer med klagomål/förslag från General Service Inspections eller liknande enheter [enheter med specifik jurisdiktion och fullständig övervakning av filen]. Provtagning: (endast av klagomåls-/förslagsfiler från General Service Inspections eller liknande enheter (enheter med specifik jurisdiktion och fullständig övervakning av filen)].
Konservering av 1 år av 3:
– Massiva klagomål/förslag på grund av en specifik händelse (bestämmas av varje avdelning)
Upphäver och ersätter följande CSCDA-beslut:
- 34 / 2006
- 35 / 2006
- 51 / 2013
- 30 / 2015
Ogiltigförklarar delvis (endast i förhållande till klagomål och förslag sedan 1996) CSCDA:s yttrande 2/2013.
CP = Permanent Conservation; ET = total eliminering; EP = Partiell eliminering.
