Cyfrowy dokument publiczny był tematem kongresu, który odbył się 13 i 14 lutego w ramach Katedry ICADE-Fundación Notariado ds. Bezpieczeństwa prawnego w społeczeństwie cyfrowym. Konferencję, podzieloną na dwie części, poświęconą dokumentowi elektronicznemu jako nowemu instrumentowi dokumentalnemu oraz istotnej digitalizacji aktu notarialnego, zainaugurował Abel Veiga, dziekan Wydziału Prawa Papieskiego Uniwersytetu Comillas (Comillas ICADE), oraz Segismundo Álvarez, wicedyrektor Katedry.
Veiga powiedział, że nadzwyczajne zainteresowanie wzbudziło z dnia na dzień, z ponad setką zarejestrowanych online. Ze swojej strony Álvarez podkreślił wartość aspektu dokumentalnego w prawie: „Każdy praktykujący prawnik jest świadomy znaczenia dokumentów, jeśli chodzi o dochodzenie praw”. Dla notariusza konferencje te doskonale spełniają cel Katedry: „Oparcie prawa na rygorystycznej znajomości części technologicznej”.
Zamknięcia kongresu dokonała podopieczna Sofía Puente, Dyrektor Generalny ds. Bezpieczeństwa Prawnego i Wiary Publicznej, która stwierdziła: „W wymiarze sprawiedliwości od lat wkraczamy na drogę cyfryzacji. Jest to droga nie do zatrzymania i nieodwracalna, a Notariat Hiszpański nie mógł z niej zejść”.
pierwszy dzień
Informacja i elektryczność. Digitalizacja jako materialny krok w stronę niematerialności, pod tytułem konferencji inauguracyjnej, wygłoszonej przez notariusza i dyrektora Katedry, Manuela Gonzáleza-Menesesa. W swoim przemówieniu stwierdził: „Prawo to myśl, informacja, dane… Jeśli technika oferuje nam dziś skuteczniejsze środki komunikacji, zapisywania i przechowywania informacji, które są również całkowicie rozpowszechnione w naszym społeczeństwie, i jeśli zjawisko informacji jest dziś nieskończenie szersza niż w przeszłości, jako prawnicy nie możemy żyć plecami do tej rzeczywistości, nie możemy wiązać naszego przeznaczenia z technologią papieru”.
Następnie pierwszy okrągły stół, Od dokumentu tradycyjnego do elektronicznego, był moderowany przez notariusza Juana Álvareza-Sala, a prelegentami byli José Ángel Martínez Sanchiz, prezes Rady Generalnej Notariuszy i Fundacji Notariuszy, oraz José Antonio Vega, Profesor prawa handlowego na Uniwersytecie w Estremadurze.
Martínez Sanchiz dokonał zapisu historii dokumentu prawnego, sięgając do stołów barowych, tablic, papirusów i pergaminów. „Droga do formalnej autentyczności – zaznaczył – była długa i trudna. Pieczęcie będą umieszczane na rzymskich tabliczkach iw papirusach umów sprzedaży. Te stemple na czyjejś rzeczy przypominają obecny podpis elektroniczny. Autentyczność wiązała się z wiarygodnością autora: veritas i legalitas oraz z uznaniem notariusza za funkcjonariusza publicznego”.
José Antonio Vega był odpowiedzialny za „elektronizację” dokumentu prawnego, co – jego zdaniem – nie prowadzi do powstania nowej kategorii prawnej, a raczej do zmiany kodu, wsparcia i procesu. Profesor zwrócił uwagę, że „nowe technologie stworzyły nowy instrument, dokument elektroniczny, który odpowiada na ewolucję języka komunikacyjnego wśród ludzi i że znaczniki informacji mogą być skodyfikowane wielkościami fizycznymi”.
W kolejnym kolokwium Martínez Sanchiz, stojąc w obliczu koncepcji dokumentu prawnego jako zwykłej „reprodukcji” aktu do celów dowodowych, podtrzymał wartość dokumentu jako formy wyrażenia woli zbywalnej, a zatem jako elementu, który zapewnia egzystencję w świecie prawniczym, nie ograniczając się do dziedziny procesowej.
Technologia dokumentów elektronicznych była tematem drugiego panelu, w którym udział wzięli José María Anguiano, prawnik i absolwent informatyki, oraz Rafael Palacios i Javier Jarauta, obaj inżynierowie przemysłowi i profesorowie na Wydziale Telematyki i Informatyki ICAI.
Anguiano wyjaśnił koncepcję i różne przypadki użycia skrótów (lub odcisków palców pliku) jako narzędzi kryptograficznych zapewniających integralność plików elektronicznych. Palacios wyjaśnia funkcję algorytmów kryptografii asymetrycznej i ich wykorzystanie jako narzędzi do osiągnięcia poufności i gwarancji pochodzenia lub podpisu, doradza w zakresie możliwego wpływu rozwoju obliczeń kwantowych na bezpieczeństwo tego algorytmu. Krótko mówiąc, Jarauta zwrócił się do uczestników z problemem zachowania w czasie plików komputerowych i ilustracji w odniesieniu do trwałych podpisów elektronicznych w celu zachowania możliwości uwierzytelniania dokumentów elektronicznych w czasie.
Trzecia tabela koncentruje się na dokumencie elektronicznym o charakterze publicznym, w jego potrójnej typologii dokumentów administracyjnych, sądowych i notarialnych. Moderatorem był notariusz Francisco Javier García Más, a prelegentami byli Antonio David Bering, doktor adiunkt prawa administracyjnego na Uniwersytecie im. Pablo de Olavide w Sewilli; Juan Ignacio Cerdá, prawnik i profesor nadzwyczajny prawa administracyjnego na Uniwersytecie w Murcji oraz notariusz Itziar Ramos.
Bering wyjaśnił postępy we wszystkich elektronicznych aktach administracyjnych i ich tłumaczeniu na dokumenty administracyjne wyłącznie przy wsparciu elektronicznym, zwracając uwagę na koncepcję zarządzania dokumentami i rozróżnienie między digitalizacją wcześniej istniejących dokumentów papierowych a prawdziwym dokumentem elektronicznym. Według Cerdá „w Hiszpanii nie możemy jeszcze mówić o elektronicznym wymiarze sprawiedliwości. Istnieją problemy strukturalne i personalne: zawodność organów sądowniczych, sędziów i prokuratorów. Nie wdrożono również nowej siedziby sądu i występują problemy związane z zastojem technologicznym, brakiem interoperacyjności między systemami zarządzania procedurami. Z drugiej strony Ramos zajął się stanem cyfryzacji postępowania notarialnego, jakim jest ustanowienie z duchem lat ustawą 24/2001, która przekazała oryginał aktu notarialnego lub matrycę w formie elektronicznej, dopuszczającą wysłanie autoryzowanych i prostych kopii elektronicznych, ale ograniczając zakres obiegu tych pierwszych.
drugi dzień
Poniższy okrągły stół, poświęcony doświadczeniom europejskim, o charakterze międzynarodowym z udziałem Davida Siegela, członka Rady Dyrektorów Federalnego Stowarzyszenia Notariuszy Niemiec; Jeroen Van Der Weele, notariusz z Holandii; oraz Jorge Batista da Silva, Prezes Stowarzyszenia Notariuszy Portugalskich.
David Siegel przedstawił już przyjęty w Niemczech system, który transponując dyrektywę 2019/1151 umożliwił telematyczne tworzenie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i ich prezentację w Rejestrze Handlowym. Wyszczególnił środki techniczne, które umożliwiają dokonywanie czynności notarialnych na odległość z takimi samymi gwarancjami jak osobiście, oraz nowy system i system tworzenia i przechowywania elektronicznego aktu głównego.
Van Der Weele zwrócił uwagę, że przy obecnych zmianach legislacyjnych w jego kraju „możliwe jest jedynie osobiste zakładanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością przed notariuszem”, ponieważ nie dostosowały się one jeszcze do dyrektywy, ale wyjaśnił, że istnieje projekt legislacyjny zbliżony do standardu niemieckiego. Da Silva ze swojej strony powiedział, że portugalski dekret z mocą ustawy 126/2021 ustanowił tymczasowy system prawny w zakresie wydawania zezwoleń za pośrednictwem wideokonferencji, określał akty publiczne, a także wyjaśniał mechanizm telematycznego pobierania autoryzowanych kopii elektronicznych.
Następnie notariusz Carlos Higuera wygłosił na konferencji Incydent projektu ustawy o transpozycji dyrektywy cyfryzacyjnej spółek kapitałowych w akcie notarialnym. Przeprowadził w nim doprecyzowaną analizę ustawy 121/000126 będącej obecnie w trakcie procedowania w Kongresie Deputowanych, ponieważ dotyczy ona dokumentów notarialnych, z tak ważnymi innowacjami, jak wprowadzenie protokołu elektronicznego, który odzwierciedla cały protokół papierowy i który pod kontrolą odpowiedniego notariusza tytularnego zostaną złożone i zachowane w systemie Generalnej Rady Notarialnej; a także możliwość udzielania aktów notarialnych na odległość dla niektórych rodzajów dokumentów, w tym związanych z zakładaniem spółek i innymi czynnościami życia korporacyjnego.
Przyszłość dokumentu notarialnego była ostatnim okrągłym stołem Kongresu. Dzięki interwencji notariuszy José Carmelo Llopisa, Fernando Gomy i Javiera Gonzáleza Granado, José Cabrera, prawnik i badacz z Uniwersytetu Comillas, pełnił funkcję moderatora.
Llopis skupił się w swojej prezentacji na nadawaniu zdalnym, jako metodzie nadania dokumentu elektronicznego. W szczególności mówca podzielił swoje przemówienie na trzy punkty. Po pierwsze, potrzeba bezpiecznego kanału dostarczania dokumentów niezbędnych do udzielenia notariuszowi. Po drugie, pełnomocnictwo akt elektronicznych notariusza. I po trzecie, zalety dokumentu elektronicznego, w szczególności jego interoperacyjność.
Gomá przedstawił referat na temat elektronicznego kopiowania w chmurze. Po dokonaniu przeglądu obecnego systemu wydawania autoryzowanych kopii elektronicznych wyłącznie w celu skierowania do innych notariuszy, rejestrów lub organów administracyjnych lub sądowych i w określonym celu, zajęto się nowym systemem uzewnętrzniania dokumentu notarialnego, który będzie niósł ze sobą ww. projekt ustawy. , co umożliwi dostęp do kopii w formie elektronicznej każdej osobie, która wykaże prawnie uzasadniony interes.
Krótko mówiąc, González Granado odniósł się do kwestii matrycy i protokołu elektronicznego, podkreślając zalety elektronicznej matrycy, w której zostanie rozważone uwzględnienie treści dynamicznych za pośrednictwem hiperłączy.
