Het digitale openbare document was het thema van het congres dat op 13 en 14 februari werd gehouden in het kader van de ICADE-Fundación Notariado leerstoel Rechtszekerheid in de digitale samenleving. De conferentie, gestructureerd in twee delen, gewijd aan Het elektronische document als een nieuw documentair instrument en De substantiële digitalisering van het notariële document, werd ingehuldigd door Abel Veiga, decaan van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Comillas Pontifical University (Comillas ICADE), en Segismundo Álvarez, vice-directeur van de voorzitter.
Veiga zei dat de buitengewone belangstelling met de dag werd gewekt, met meer dan honderd geregistreerde online. Álvarez van zijn kant benadrukte de waarde van het documentaire aspect in de rechten: "Elke praktische jurist is zich bewust van het belang van documenten als het gaat om het doen gelden van rechten." Voor de notaris beantwoorden deze conferenties perfect aan de doelstelling van de Leerstoel: "Het juridische baseren op een grondige kennis van het technologische luik."
De afsluiting van het congres werd uitgevoerd door een aanklacht van Sofía Puente, algemeen directeur van Rechtszekerheid en Publiek Geloof, die verklaarde: “In de rechtspleging zijn we al jaren de weg van digitalisering ingeslagen. Het is een onstuitbare en onomkeerbare weg en het Spaanse notariaat kon niet buiten deze weg blijven”.
eerste dag
Informatie en elektriciteit. Digitalisering als materiële stap naar het immateriële, onder de titel van de openingsconferentie, gehouden door notaris en voorzitter van de leerstoel, Manuel González-Meneses. In zijn toespraak bevestigde hij: "De wet is gedachte, informatie, data ... Als de techniek ons vandaag efficiëntere communicatiemiddelen biedt, informatie vastlegt en bewaart, die ook volledig wijdverspreid zijn in onze samenleving, en als het fenomeen van informatie is tegenwoordig oneindig veel breder dan in het verleden, als advocaten kunnen we niet met onze rug naar die realiteit leven, we kunnen ons lot niet koppelen aan papiertechnologie”.
Vervolgens werd de eerste rondetafel, Van het traditionele naar het elektronische document, gemodereerd door notaris Juan Álvarez-Sala en had als sprekers José Ángel Martínez Sanchiz, voorzitter van de Algemene Raad van Notarissen en de Stichting Notarissen, en José Antonio Vega, Hoogleraar Handelsrecht aan de Universiteit van Extremadura.
Martínez Sanchiz maakte een record voor de geschiedenis van het juridische document, teruggaand tot bartafels, schoolborden, papyri en perkamenten. “De weg naar formele authenticiteit – zo wees hij erop – was lang en moeilijk. De zegels zullen worden opgenomen in de Romeinse tabletten en in de papyri van verkoopcontracten. Die stempels op andermans ding doen denken aan de huidige elektronische handtekening. Authenticiteit werd gekoppeld aan de geloofwaardigheid van de auteur: veritas en legalitas, en aan de overweging van de notaris als een openbare agent”.
José Antonio Vega was verantwoordelijk voor de 'elektronificatie' van het juridische document, wat volgens hem niet leidt tot een nieuwe juridische categorie, maar eerder tot een verandering in code, ondersteuning en proces. De professor wees erop dat "nieuwe technologieën een nieuw instrument hebben voortgebracht, het elektronische document, dat reageert op de evolutie van communicatieve taal onder mensen en dat de betekenaars van informatie gecodificeerde fysieke grootheden kunnen zijn."
In het daaropvolgende colloquium bevestigde Martínez Sanchiz, geconfronteerd met de opvatting van het juridische document als louter een "reproductie" van een handeling voor bewijsdoeleinden, de waarde van het document als een vorm van uitdrukking van de onderhandelbare wil, en daarom als een element dat geeft bestaansrecht in de juridische wereld en beperkt zich niet tot het litigieuze veld.
Elektronische documenttechnologie was het onderwerp van het tweede panel, bestaande uit José María Anguiano, een advocaat en afgestudeerd in computerwetenschappen, en Rafael Palacios en Javier Jarauta, beide industrieel ingenieurs en professoren in de ICAI-afdeling Telematica en informatica.
Anguiano legde het concept en de verschillende use-cases uit van hashes (of vingerafdrukken van een bestand), als cryptografische hulpmiddelen om de integriteit van elektronische bestanden te waarborgen. Palacios legt de functie uit van asymmetrische cryptografie-algoritmen en hun gebruik als instrumenten om vertrouwelijkheid en garantie van oorsprong of handtekening te bereiken, advies over de mogelijke impact van de ontwikkeling van quantum computing op de veiligheid van dit algoritme. Kortom, Jarauta richtte zich tot de aanwezigen op het probleem van de bewaring in de tijd van de computerbestanden en illustraties met betrekking tot duurzame elektronische handtekeningen om de mogelijkheid van authenticatie van elektronische documenten in de loop van de tijd te behouden.
De derde tabel spitst zich toe op het elektronische document van openbare aard, in zijn drievoudige typologie van administratieve, gerechtelijke en notariële documenten. Met notaris Francisco Javier García Más als moderator waren de sprekers Antonio David Bering, PhD-assistent-professor bestuursrecht aan de Pablo de Olavide Universiteit van Sevilla; Juan Ignacio Cerdá, advocaat en universitair hoofddocent bestuursrecht aan de Universiteit van Murcia, en notaris Itziar Ramos.
Bering legde de vooruitgang in alle elektronische administratieve bestanden en hun vertaling in administratieve documenten in exclusieve elektronische ondersteuning uit, waarbij hij de aandacht vestigde op het concept van documentbeheer en het onderscheid tussen digitalisering van reeds bestaande papieren documenten en wat een echt elektronisch document is. Voor Cerdá: “We kunnen in Spanje nog niet spreken van elektronische justitie. Er zijn structurele en persoonlijke problemen: het falen van de gerechtelijke instanties, van rechters en openbare aanklagers. Het nieuwe gerechtelijk hoofdkwartier is evenmin geïmplementeerd en er zijn problemen met technologische traagheid en een gebrek aan interoperabiliteit tussen de procedurele beheersystemen. Aan de andere kant heeft Ramos zich beziggehouden met de staat van de digitalisering van notariële procedures, wat de oprichting is met de ader van jaren door Wet 24/2001, die naar voren is gekomen, het originele notariële document of de matrix in elektronisch formaat, waarbij de verzending wordt toegelaten van geautoriseerde en eenvoudige elektronische kopieën, maar beperkt de reikwijdte van de eerste.
tweede dag
De volgende ronde tafel, gewijd aan de Europese ervaring, van internationale aard met deelname van David Siegel, lid van de raad van bestuur van de Bond van Notarissen van Duitsland; Jeroen Van Der Weele, notaris van Nederland; en Jorge Batista da Silva, voorzitter van de Portugese Vereniging van Notarissen.
David Siegel presenteerde het reeds in Duitsland toegepaste systeem dat, als omzetting van Richtlijn 2019/1151, de telematische oprichting van vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en hun presentatie in het handelsregister mogelijk maakte. Hij beschreef de technische middelen die een notariële prestatie op afstand mogelijk maken met dezelfde garanties als in persoon en het nieuwe regime en systeem voor het creëren en bewaren van de elektronische stamakte.
Van Der Weele wees erop dat in de huidige ontwikkeling van de wetgeving in zijn land "het alleen mogelijk is om naamloze vennootschappen persoonlijk op te richten voor een notaris", aangezien zij zich nog niet hebben aangepast aan de richtlijn, maar hij legde uit dat er een wetgevingsproject vergelijkbaar met de Duitse norm. Da Silva, van zijn kant, zei dat het Portugese wetsdecreet 126/2021 een tijdelijk wettelijk regime voor autorisatie via videoconferentie instelde, openbare akten vaststelde en ook het mechanisme verduidelijkte voor het telematisch downloaden van elektronische geautoriseerde kopieën.
Vervolgens gaf notaris Carlos Higuera op de conferentie Incidentie van het wetsvoorstel voor de omzetting van de digitaliseringsrichtlijn van kapitaalvennootschappen in de notariële akte. Daarin voerde hij een verhelderende analyse uit van wetsvoorstel 121/000126 dat momenteel in behandeling is bij het Congres van Afgevaardigden, aangezien het betrekking heeft op notariële akten, met belangrijke vernieuwingen als de introductie van een elektronisch protocol dat het hele protocol van papier weerspiegeld heeft en dat onder toezicht van de corresponderende titulair notaris wordt gedeponeerd en bewaard in het systeem van de Algemene Raad van Notarissen; evenals de mogelijkheid van notariële verlening op afstand voor bepaalde soorten documenten, waaronder die met betrekking tot de oprichting van bedrijven en andere rechtshandelingen.
De toekomst van het notariële document was de laatste rondetafel van het congres. Met tussenkomst van de notarissen José Carmelo Llopis, Fernando Gomá en Javier González Granado trad José Cabrera, advocaat en onderzoeker aan de Comillas University, op als moderator.
Llopis concentreerde zijn presentatie op verlening op afstand, als een methode om een elektronisch document te verlenen. Concreet verdeelde de spreker zijn toespraak in drie punten. Ten eerste de behoefte aan een veilig kanaal voor het verstrekken van de documenten die nodig zijn voor de verlening aan de notaris. Ten tweede de empowerment van het elektronisch dossier van de notaris. En ten derde de voordelen van het elektronische document, met name de interoperabiliteit ervan.
Gomá presenteerde een paper over elektronisch kopiëren in de cloud. Na herziening van het huidige systeem voor het uitgeven van geautoriseerde elektronische afschriften uitsluitend voor doorverwijzing naar andere notarissen, griffies of administratieve of gerechtelijke autoriteiten en voor een specifiek doel, werd het nieuwe systeem voor het externaliseren van het notariële document dat het bovengenoemde wetsvoorstel met zich meebrengt, behandeld. , die toegang geeft tot de kopie in elektronisch formaat voor elke persoon die een legitiem belang aantoont.
Kortom, González Granado ging in op de kwestie van de matrix en het elektronische protocol en benadrukte de voordelen van een elektronische matrix waarin wordt overwogen om dynamische inhoud op te nemen via hyperlinks.
