הסוכנות הספרדית להגנה על מידע (AEPD) פרסמה רשימת בדיקה כדי לסייע לבקרי נתונים לזהות ולקבוע במהירות האם התהליך והתיעוד הננקטים על מנת לבצע הערכת נתונים להגנת נתונים (EIPD) מכילים את האלמנטים הדרושים.
ל- AEPD יש את המדריך 'ניהול סיכונים והערכת השפעה בעיבוד נתונים אישיים', המקל על ניהול סיכונים חובה בתהליכי הממשל של גופים, ובמקרה שמתאים, ה-EIPD. רשימת בדיקות נוספות זו מהווה מדריך זה ומאפשרת לאחר חשיפת ותיעוד הערכת ההשפעה לבצע בדיקה סופית על מנת לוודא שקיבלת את כל ההיבטים הרשומים בתקן הגנת המידע.
תקנת הגנת המידע הכללית קובעת כי ארגונים המעבדים מידע אישי חייבים לתרגל ניהול סיכונים על מנת לקבוע אמצעים להבטחת הזכויות והחירויות של יחידים. כמו כן, באותם מקרים בהם הטיפולים מרמזים על סיכון גבוה להגנה על מידע, התקנה קובעת כי ארגונים אלו מחויבים לבצע הערכת השפעה על הגנת מידע כדי להפחית סיכונים אלו. אם לאחר ביצוע ה-EIPD, ולאחר ש-habiter נקט באמצעים, הסיכון נותר גבוה, על האחראי לבצע התייעצות מוקדמת עם רשות הבקרה לפני ביצוע עיבוד זה של נתונים אישיים.
מטרת המשאב החדש הזה של ה- AEPD היא לעזור לאנשים האחראים על עמידה בהתחייבויות של פיתוח ותיעוד EIPD וכך, במקרה של צורך לבצע התייעצות מוקדמת זו עם הסוכנות, קל יותר לוודא כי הוא מתקיים בדרישות להצגתו, בפרט גזירת הוראה 1/2021, שלגביה נקבעו הנחיות לגבי תפקיד הייעוץ של הסוכנות.
במקרה זה, במקרה שהאחראים לטיפול מתכננים לבצע התייעצות מוקדמת, הוראה 1/2021 קובעת כי עליהם לשקול את המצוין על ידי ה- AEPD במדריכים ובהמלצות שלו. לפיכך, על האחראי להגיש רשימת בדיקה מלאה זו לסוכנות, על מנת לכלול את התוכן המינימלי הנדרש ולספק שאילתת דיוק ודיוק גבוהים יותר.
התהליך לעמידה ברשימת הבדיקה מחייב עדכון הערך של העמודה 'צ'ק' (שדה בחירה המסומן כברירת מחדל כ'לא'), הוספת התצפיות או המסקנות המתאימות והמתייחסות ל-EIPD ו/או הפנייה מחדש ל-EIPD תיעוד.
רשימת בדיקה זו היא כלי שנועד לסייע לאחראים על ביצוע בדיקה מפוכחת סופית שיש לכלול ב-SIFT כפי שפותח ומתועד. לכן, ללא קשר למשאב זה מהסוכנות, על מבקר הנתונים לעמוד בעקרון האחריות היזומה המוטלת על ידי הרגולציה, שמשמעותה ביצוע ניהול סיכונים וביצוע EIPD כאשר העיבוד כרוך בסיכון גבוה לזכויות ולחירויות האנשים. .
