Il documento pubblico digitale è stato il tema del congresso svoltosi il 13 e 14 febbraio nell'ambito della cattedra ICADE-Fundación Notariado sulla sicurezza giuridica nella società digitale. Il convegno, strutturato in due parti, dedicate a Il documento elettronico come nuovo strumento documentario e La sostanziale digitalizzazione dell'atto notarile, è stato inaugurato da Abel Veiga, Preside della Facoltà di Giurisprudenza dell'Università Pontificia Comillas (Comillas ICADE), e Segismundo Álvarez , vicedirettore della presidenza.
Veiga ha raccontato lo straordinario interesse suscitato dalla giornata, con oltre cento iscritti online. Da parte sua, Álvarez ha sottolineato il valore dell'aspetto documentario in Diritto: "Ogni giurista pratico è consapevole dell'importanza dei documenti quando si tratta di far valere i diritti". Per il notaio, questi convegni rispondono perfettamente all'obiettivo della Cattedra: “Basare il giuridico su una rigorosa conoscenza della parte tecnologica”.
La chiusura del congresso è stata effettuata da un incarico di Sofía Puente, Direttore Generale della Sicurezza Legale e della Fede Pubblica, che ha dichiarato: “Nell'Amministrazione della Giustizia stiamo entrando da anni nel percorso della digitalizzazione. È un percorso inarrestabile e irreversibile e il Notariato spagnolo non poteva restare fuori da questo percorso”.
primo giorno
Informazione ed elettricità. La digitalizzazione come passaggio materiale verso l'intangibile, sotto il titolo della conferenza inaugurale, tenuta dal notaio e direttore della Cattedra, Manuel González-Meneses. Nel suo intervento ha affermato: "La Legge è pensiero, informazione, dato... Se la tecnica ci offre oggi mezzi più efficienti di comunicazione, registrazione e conservazione delle informazioni, anch'essi del tutto diffusi nella nostra società, e se il fenomeno dell'Informazione è oggi infinitamente più ampia di quanto non fosse in passato, come avvocati non possiamo vivere con le spalle a quella realtà, non possiamo legare il nostro destino alla tecnologia cartacea”.
Successivamente, la prima tavola rotonda, Dal documento tradizionale al documento elettronico, è stata moderata dal notaio Juan Álvarez-Sala e ha avuto come relatori José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consiglio Generale del Notariato e della Fondazione Notarile, e José Antonio Vega, Professore di diritto commerciale all'Università dell'Estremadura.
Martínez Sanchiz ha fatto un record per la storia del documento legale, risalendo a tavolini da bar, lavagne, papiri e pergamene. “Il cammino verso l'autenticità formale – ha sottolineato - è stato lungo e difficile. I sigilli saranno inseriti nelle tavolette romane e nei papiri dei contratti di vendita. Quei timbri sulla cosa di qualcun altro ricordano l'attuale firma elettronica. L'autenticità era legata alla credibilità dell'autore: veritas e legalitas, e alla considerazione del notaio come agente pubblico”.
José Antonio Vega si è occupato dell'"elettronizzazione" del documento legale, che -a suo avviso- non dà origine a una nuova categoria giuridica, ma piuttosto a un cambiamento in termini di codice, supporto e processo. Il professore ha evidenziato che “le nuove tecnologie hanno prodotto un nuovo strumento, il documento elettronico, che risponde all'evoluzione del linguaggio comunicativo tra gli uomini e che i significanti dell'informazione possono essere grandezze fisiche codificabili”.
Nel colloquio successivo, Martínez Sanchiz, di fronte alla concezione dell'atto giuridico come mera "riproduzione" di un atto a fini probatori, ha sostenuto il valore dell'atto come forma di espressione della volontà negoziabile, e quindi come elemento che dà esistenza affari nel mondo giuridico non limitato al campo contenzioso.
La tecnologia dei documenti elettronici è stata l'argomento del secondo panel, che ha visto la partecipazione di José María Anguiano, avvocato e laureato in Informatica, e Rafael Palacios e Javier Jarauta, entrambi ingegneri industriali e professori del Dipartimento di Telematica e Informatica dell'ICAI.
Anguiano ha spiegato il concetto ei diversi casi d'uso degli hash (o impronte digitali di un file), come strumenti crittografici per garantire l'integrità dei file elettronici. Palacios spiega la funzione degli algoritmi di crittografia asimmetrica e il loro utilizzo come strumenti per ottenere riservatezza e garanzia di origine o firma, consigli sul possibile impatto dello sviluppo del calcolo quantistico sulla sicurezza di questo algoritmo. In sintesi, Jarauta ha affrontato ai partecipanti il problema della conservazione nel tempo dei file informatici e delle illustrazioni in merito alle firme elettroniche di lunga durata al fine di mantenere la possibilità di autenticazione nel tempo dei documenti elettronici.
La terza tavola si concentra sul documento informatico di natura pubblica, nella sua triplice tipologia di atti amministrativi, giudiziari e notarili. Con il notaio Francisco Javier García Más come moderatore, sono intervenuti Antonio David Bering, PhD assistant professor di diritto amministrativo presso l'Università Pablo de Olavide di Siviglia; Juan Ignacio Cerdá, avvocato e professore associato di diritto amministrativo presso l'Università di Murcia, e il notaio Itziar Ramos.
Bering ha illustrato i progressi di tutti i fascicoli amministrativi elettronici e la loro traduzione in documenti amministrativi in esclusivo supporto elettronico, richiamando l'attenzione sul concetto di gestione documentale e sulla distinzione tra digitalizzazione di documenti cartacei preesistenti e cosa sia un vero e proprio documento elettronico. Per Cerdá, “in Spagna non si può ancora parlare di giustizia elettronica. Ci sono problemi strutturali e personali: fallimento degli organi giudiziari, dei giudici e dei pubblici ministeri. Né è stata realizzata la nuova sede giudiziaria e ci sono problemi di inerzia tecnologica, mancanza di interoperabilità tra i sistemi di gestione processuale. Ramos si è invece occupata dello stato della digitalizzazione degli atti notarili, che è l'istituzione con vena di anni dalla legge 24/2001, che ha avanzato, l'atto notarile originale o matrice in formato elettronico, ammettendo l'invio delle copie elettroniche autorizzate e semplici, ma restringendo l'ambito di circolazione delle prime.
segundo día
La successiva tavola rotonda, dedicata all'esperienza europea, di carattere internazionale con la partecipazione di David Siegel, componente del Consiglio Direttivo dell'Associazione Federale del Notaio di Germania; Jeroen Van Der Weele, notaio dei Paesi Bassi; e Jorge Batista da Silva, presidente dell'Associazione notarile portoghese.
David Siegel ha presentato il sistema già adottato in Germania che, recependo la direttiva 2019/1151, ha consentito la costituzione telematica delle società a responsabilità limitata e la loro presentazione nel Registro Mercantile. Ha dettagliato i mezzi tecnici che consentono l'esecuzione notarile a distanza con le stesse garanzie di persona e il nuovo regime e sistema per la creazione e la conservazione dell'atto master elettronico.
Van Der Weele ha evidenziato che, nell'attuale evoluzione legislativa nel suo Paese, “è possibile costituire società a responsabilità limitata solo di persona davanti a un notaio” in quanto non si sono ancora adeguate alla Direttiva, ma ha spiegato che esiste un progetto legislativo simile allo standard tedesco. Da Silva, da parte sua, ha affermato che il decreto legge portoghese 126/2021 ha istituito un regime giuridico temporaneo per l'autorizzazione, tramite videoconferenza, ha determinato atti pubblici e ha anche chiarito il meccanismo per il download telematico delle copie elettroniche autorizzate.
Successivamente, il notaio Carlos Higuera ha tenuto la conferenza Incidenza del disegno di legge per il recepimento della direttiva sulla digitalizzazione delle società di capitali nell'atto notarile. In esso, ha svolto un'analisi chiarificatrice del ddl 121/000126 attualmente in corso di elaborazione al Congresso dei Deputati, in quanto riguarda gli atti notarili, con importanti novità come l'introduzione di un protocollo elettronico che ha rispecchiato l'intero protocollo cartaceo e che sotto il controllo del rispettivo notaio titolare sarà depositato e conservato nel sistema del Consiglio Generale del Notariato; nonché la possibilità di concessione notarile a distanza per alcune tipologie di atti, tra cui quelli relativi alla costituzione di società e ad altri atti della vita societaria.
Il futuro del documento notarile è stata l'ultima tavola rotonda del Congresso. Con gli interventi dei notai José Carmelo Llopis, Fernando Gomá e Javier González Granado, ha fatto da moderatore José Cabrera, avvocato e ricercatore dell'Università di Comillas.
Llopis ha incentrato la sua presentazione sulla concessione a distanza, come metodo per concedere un documento elettronico. Nello specifico, il relatore ha articolato il suo intervento in tre punti. In primo luogo, la necessità di un canale sicuro per fornire al notaio i documenti necessari alla concessione. In secondo luogo, l'abilitazione del fascicolo elettronico del notaio. E terzo, i vantaggi del documento elettronico, in particolare la sua interoperabilità.
Gomá ha presentato un documento sulla copia elettronica nel cloud. Dopo aver rivisto l'attuale sistema di rilascio di copie elettroniche autorizzate solo per il rinvio ad altri notai, cancellerie o autorità amministrative o giudiziarie e per uno scopo specifico, è stato affrontato il nuovo sistema di esternalizzazione dell'atto notarile che porterà con sé la suddetta fattura. che consentirà l'accesso alla copia in formato elettronico a chiunque dimostri un legittimo interesse.
In breve, González Granado ha affrontato il tema della matrice e del protocollo elettronico, sottolineando i vantaggi di una matrice elettronica in cui si considererà l'inclusione di contenuti dinamici attraverso collegamenti ipertestuali.
