sumario
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, ha previsto en sus artículos 55 y 58 el procedimiento para la eliminación y la conservación permanente de la documentación perteneciente al Patrimonio Documental. Dicho procedimiento ha sido desarrollado por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que regula la conservación de l’patrimonio document con valor histrico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original que, en su artículo 6, atribuye al Subsecretario del Departamento en el que se encuentre custodiada la documentación la competencia para dictar la resolución del procedimiento, y por el Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Asimismo, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, reitera las funciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos dentro del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos.
Con efectos a partir del 9 de diciembre de 2022, la Secretaría General Técnica eleva a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos una propuesta de eliminación parcial de la serie documental de expedientes de solicitudes de pasaporte ordinario expedido en el extranjero, y dos propuestas de modificación de los plazos de eliminación de las series de solicitudes de visados de corta y larga duración establecidas en la Resolución de 27 de marzo de 2017, de la Subsecretara (BOE de 12 de abril de 2017), de acuerdo a los dictamenes 1/2017 y 2/ 2017 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Estas tres propuestas han sido aprobadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administratif, en su reunión de 14 de diciembre de 2022, en sus dictmenes 97/2022, 98/2002 y 99/2022.
Por todo ello, corresponde ahora adoptar resolución aprobando la eliminación parcial y la modificación de plazos antedichas y su publicación en el Boletín Oficial del Estado, de acuerdo con el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
En su virtud, a propuesta de la Secretara General Tcnica, y de acuerdo con las competencias que están conferidas en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Primero. Ordenar la publicación en el Boletín Oficial del Estado de los dictamenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos que figuran en Anexo a esta Resolución.
Segundo. Autorizar la eliminación parcial y, en su caso, aprobar la conservación permanente, de los documentos que forman parte de la serie documental que se detalla en el anexo, que se encuentran en custodia en los Consulados y Secciones Consulares de las Embajadas de España y en las Archivo General del Departamento.
Tercero. La eliminación estará sujeta a los plazos, pruebas y dems formalidades previstas en las propuestas dictaminadas favorablemente por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Cuarto. El proceso de destrucción se har periódicamente, una vez transcurridos los años de conservación establecidos para cada una de las series que figuran en el Anexo, quedando autorizados para la presente resolución de las destrucciones regulares una vez cumplidos los plazos de conservación obligatorios.
Quinto. De conformidad con lo previsto en el artculo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y en el artculo 6.2 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre , la eficacia de la autorización quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el Boletín Oficial del Estado, y condicionada a que colgante ese no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. Y, para el supuesto de que fuera impugnada, no podrá procederse a la destrucción de la documentación hasta que la resolución recada adquiera firmeza.
Sexta. No podrá eliminarse la documentación que forma parte de expedientes objeto de recurso administrativo o judicial pendientes de resolución o sentencia.
Esptimo. El proceso de estructura garantizada seguridad de la documentación, estado protegido contra intromisiones externas. El mtodo empleado ser el adecuado para imposibilitar la reconstruccin de la documentacin y la recuperacin de cualquier informacin contenida en ellos.
Octava. De conformidad con el artículo 7, apartado 3 del Real Decreto 1164/2002, presentar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en el plazo de las das desde las actuaciones, un duplicado del acta de eliminación y el inventario de la documentación destruida. Los Consulados y Secciones Consulares de las Embajadas, han llegado dicho duplicado a través del Archivo General del Departamento, que ser el encargado de remitirlo a la Secretara de la citada Comisin.
Noveno. Contrariamente a esta resolución, podrá interponer recurso de defensa ante el Ministro de Asuntos Exteriores y de Cooperación en el plazo de un mes de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
ANEXO
Lanzamiento de Serie
N. dictamen CSCDASerie (aos) / ProductorTipo de seleccinForma de seleccinPlazo97/2022Expedientes de solicitud visados de corta duracin de todos los tipos (2000 – […]) // Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Consulados Generales y Secciones Consulares de las Embajadas de España en el Exterior.EP
– PC. Expedientes tramitados antes del agosto de 2000.
– Y. 1 de agosto Solicitudes de visa concedidas (general).
– Y. 5 de agosto Solicitudes de visa denegadas.
– Y. 2 de agosto Solicitudes de visado de estancia de múltiples entradas de uno a dos años (ELM) concedidas.
– Y. 5 de agosto Solicitudes de visado de estancia de múltiples entradas de dos a cinco años (ELM) concedidas.
– Y. 1 al 5 de agosto, según la resolución del expediente y el tipo de visado. Copias digitales autnticas de los expedientes, realizadas segn la propuesta de la resolucin del soporte.
Muestra 1: un expediente de cada tipo de visado y ao. A realizar en la Oficina Consular.
Muestra 2: un expediente de cada tipo de visado, elegido aleatoriamente entre todas las oficinas consulares, cada 5 años o cuando haya cambios en el plazo, a realizar en el Archivo General.
Acceso: parcialmente restringido.
1/5 ago.98/2022Expedientes de solicitud visados de larga duración de todos los tipos (2000 – […]) // Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Consulados Generales y Secciones Consulares de las Embajadas de España en el Exterior.EP
– PC. Expedientes tramitados antes del agosto de 2000.
– Y. 1 de agosto Solicitudes de visa concedidas.
– Y. 5 de agosto Solicitudes de visa denegadas.
– Y. 1-5 de agosto, segn la resolucion del expediente. Copias digitales autnticas de los expedientes, realizadas segn la propuesta de la resolucin del soporte.
Muestra 1: un expediente de cada tipo de visado y ao. A realizar en la Oficina Consular.
Muestra 2: un expediente de cada tipo de visado, elegido aleatoriamente entre todas las oficinas consulares, cada 5 aos o cuando haya cambios en el plazo. A realizar en el Archivo General.
Acceso: parcialmente restringido.
1/5 ago.99/2022 Expedientes de solicitud de pasaporte ordinario expedido en el extranjero (1900 – […] // Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Consulados Generales y Secciones Consulares de las Embajadas de España en el Exterior.EP
– PC. Expedientes tramitados antes del 01/03/2005.
– PC. Expedientes tramitados desde el 01/03/2005 que incluyen documentación acreditativa de las circunstancias que motivan la solicitud.
– Y. 1 de agosto Expedientes tramitados desde el 01/03/2005 que no incluyen documentación acreditativa de las circunstancias que motivan la solicitud.
Muestra 1: un expediente cada 5 aos o cuando haya cambios en el trmite. A realizar en la Oficina Consular.
Muestra 2: diez expedientes seleccionados entre todas las oficinas consulares, cada cinco años o cuando haya cambios en el término. A realizar en el Archivo General.
Acceso: parcialmente restringido.
1 de agosto
CP= Conservación Permanente; CS= Conservación selectiva; ET= Eliminación total; EP= Eliminación parcial; MA= Muestreo aleatorio; MS= Muestreo sistémico; SS= Sustitución de soporte.
