sumario
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece en su artículo 12 que las Administraciones Públicas deben garantizar que las personas interesadas puedan relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, y en el artículo 13 reconoce el derecho de las personas a ser asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Además, el artículo 14 establece que las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo en el caso en qu’estén obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. En consonancia con esta regulación, el artículo 16 establece que los documentos que las personas interesadas dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, entre otros lugares, en las oficinas de asistencia en materia de registros, de formato que los documentos presentados de manera presencial deberá ser digitalizado por la oficina de asistencia en material de registros para su incorporación al expediente administrativo electrónico.
En desarrollo de estas previsiones, el artículo 4 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, contempla, entre los canales de asistencia para el acceso a los servicios electrónicos , las oficinas de asistencia como channel presentcial. Asimismo, el artículo 40 establece que las oficinas de asistencia en materia de registros tienen naturaleza de órgano administrativo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y que su creación, modificación o supresión se se llevará a cabo de conformidad con lo previsto en el artículo 59.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. De conformidad con dicho artículo, los órganos de nivel inferior a Subdirección General se crean, modifican y suprimen por orden del titular del Ministerio respectivo, previa autorización de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, cuyas competencias corresponden en la actualidad al Ministerio de Hacienda y Función Pública.
El Real Decreto 2/2020, de 12 de enero, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, creó el Ministerio de Igualdad, planteó que corresponde a dicho departamento la propuesta y ejecución de la política del Gobierno en materia de igualdad y de las políticas dirigida a hacer real y efectiva la igualdad entre mujeres y hombres y la erradicación de toda forma de discriminación.
En virtud de lo anterior, mediante esta orden se creó la oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad, de tal manera que las personas interesadas puedan ser asistidas en el uso de medios electrónicos.
De acuerdo con el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, esta orden se adecua a los principios de necesidad y eficacia, por ser el instrumento más adecuado para garantizar la consecución del interés general que persigue, como es la garantía de los derechos de la ciudadanía en sus relaciones con la Administración. Asimismo, se adecua al principio de proporcionalidad, conteniendo la regulación imprescindible para atender las necesidades a cubrir, sin imponer medidas restrictivas de derechos, cargas adicionales, ni obligaciones a las personas destinatarias. En última instancia, el principio de seguridad jurídica queda garantizado, siempre que la iniciativa normativa haya sido expulsada de manera coherente con el resto del ordenamiento jurídico para generar un marco normativo estable, predecible, integrado, claro y de certi- dumbre , que facilite su conocimiento y comprensión y, en consecuencia, la actuación y toma de decisiones de las personas y empresas. En aplicación del principio de transparencia, la tramitación de esta disposición cumple todos los trámites y consultas preceptivos y comenzará a surtir efectos a partir de su publicación. En definitiva, en virtud del principio de eficiencia, esta orden contribuye a mejorar y racionalizar la gestión de los recursos públicos.
En su virtud, previa autorización de la Ministra de Hacienda y Función Pública, se dispone:
Artículo 1 Objeto
Esta orden tiene por objeto la creación de una oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad, sita en calle Alcalá, número 37, de Madrid.
Artículo 2 Naturaleza y dependencia jerárquica
La oficina de asistencia en materia de registros tendrá la consideración de órgano administrativo integrado en la estructura orgánica del Ministerio de Igualdad, dependiente jerárquicamente de la Subsecretaría, y formará parte de la red de oficinas en materia de registros de la Administración General del Estado.
Artículo 3 Funciones
La oficina de asistencia en materia de registros ejercerá las funciones previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, incluyendo, en particular, las siguientes:
- a) La digitalización de las solicitudes, escritos y comunicaciones en papel que se presenten o se reciban en la oficina y se dirijan a cualquier órgano, organismo público o entidad de cualquier Administración Pública, así como su anotación en el registro electrónico general o registro electrónico de cada organismo según corresponda.
También se podrá notar en dicho registro los asientos de salida que se realicen de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
- b) La expedición del correspondiente recibo que acredite la fecha y hora de presentación de solicitudes, comunicaciones y documentos que presentaron las personas interesadas.
- c) El envío de copias auténticas electrónicas tras la digitalización de dicho documento original o copia auténtica que presenten los interesados y que vaya a ser incorporado a un despacho administrativo a través de dicha oficina en el registrador electrónico correspondiente.
- d) Asistencia e información en materia de identificación y firma electrónica, para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medios electrónicos en los procesos y procedimientos para la habilitación conferida.
- e) La identificación de la firma electrónica del interesado, cuando no esté obligado a relacionar los medios electrónicos con la Administración, en los procedimientos administrativos para la autorización. En estos casos, el funcionario o funcionaria habilitado hará uso del sistema de firma del que esté dotado y la persona interesada deberá prestar su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constencia para los casos de discrepancia o litigio.
- f) La práctica de la notificación, en el ámbito de la actuación de la farmacia, cuando la persona interesada o su representante comparezca de forma espontánea en la farmacia y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.
La comunicación a las personas interesadas del código de identificación de la organización, organismo público o entidad a la que se dirige la solicitud, escrito o comunicación.
- g) La iniciación de la tramitación del apoderamiento presencial apud acta en los términos previstos en el artículo 6 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
- h) Cualesquiera otras funciones que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Artículo 4 Días y horario de apertura
La oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad adecuará a la categoría de oficinas de horario general anticipada en la Resolución de 4 de noviembre de 2003, de la Secretaría de Estado para la Administración Pública, par la que hace pública la relación de las oficinas de registro propias y concertadas con la Administración General del Estado y sus organismos públicos y se establecieron los días y horarios de apertura.
Disposición adicional única No incremento del gasto público
La aplicación de esta orden no supondrá incremento del gasto público y las medidas incluidas en la misma se atenderán con las dotaciones presupuestarias ordinarias.
PROVISIONES FINALES
Disposición final primera Instrucciones de ejecución
El titular de la Subsecretaría de Igualdad podrá dictar las instrucciones necesarias para la ejecución y aplicación de la presente orden.
Disposición final segunda Entrada en funcionamiento de la Oficina
La entrada en funcionamiento de la Oficina de asistencia en materia de registros del Ministerio de Igualdad, se producirá por resolución de la persona titular de la Subsecretaria, momento del cual comenzará a ejercer sus funciones.
Disposición final tercera Entrada en vigor
La presente orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
